Довідкова стаття
Цифровий збір даних, включаючи базу даних — легка та проста реалізація цифровізації
Забезпечте собі гнучку та всебічну цифровізацію. Переведіть існуючі паперові або нові робочі процеси на новий ефективний підхід. Збирайте дані різного типу та пов’язуйте їх між собою. Це дозволяє реалізовувати найрізноманітніші рішення у всіх можливих галузях.
За допомогою розширеного модуля ви можете створювати різні форми з власними розділами та полями. Збір даних може здійснюватися публічно або в захищеному режимі користувачами вашого додатка чи вашими співробітниками. Зібрані дані назавжди зберігаються в інтегрованій хмарній базі даних. Налаштування та зміна заповнених форм можливі в будь-який час у подальшому. За потреби ваш додаток автоматично надсилає push-повідомлення та повідомлення електронною поштою про кожну зміну або створення нового запису.
На відміну від інших модулів, налаштування вперше відбувається безпосередньо у вашому додатку. Традиційне управління додатком при цьому не потрібне. Достатньо відкрити власний додаток і увійти в нього з тією ж адресою електронної пошти, що й в адміністративній панелі. Після цього у створеному пункті меню модуля з'явиться кнопка «Управління», за допомогою якої можна виконати налаштування, описані нижче.
Основне управління в додатку
Доступні форми — для збору даних користувачами попередньо потрібно створити відповідні типи форм. З кожним створеним типом форми одночасно створюється база даних для зберігання, яка надійно та безпечно зберігає ваші дані в хмарі.
Відповідні користувачі та групи користувачів — якщо ви не хочете, щоб ваші створені форми були доступні для всіх, ви можете заздалегідь створити користувачів та групи за допомогою цього пункту меню для подальшого розподілу прав доступу.
Доступні форми — визначення типів форм
У верхньому огляді завжди відображаються всі типи форм, визначені в модулі. Створені типи можна зручно експортувати та імпортувати. Це дозволяє повторно використовувати та переносити типи форм в інші або ті самі додатки. Відповідні пункти меню та опції зазвичай знаходяться під символом трьох крапок у верхньому правому куті.
За допомогою знака «плюс» у правому верхньому куті можна створити новий тип форми. Для редагування існуючих достатньо натиснути на відповідний тип.
Увага! Введення даних та натискання кнопок завжди автоматично призводить до збереження змін. За допомогою кнопки «Назад» у верхньому лівому куті можна завжди повернутися на попередній рівень.
Назва форми — відповідає назві типу форми, що відображається.
Встановити окремі права доступу — активація цієї опції дозволяє детально налаштувати права доступу до даних форми. Таким чином можна, наприклад, встановити, що тільки зареєстровані користувачі можуть вводити дані цього типу, або що користувачі бачать тільки власні дані, а дані інших приховані. Маска налаштувань вимагає глибоких знань з питань прав доступу. Якщо у вас виникнуть запитання, будь ласка, звертайтеся до нас. У процесі розробки ми запропонуємо вам спрощення.
Повідомляти відповідних користувачів під час створення/редагування вмісту — якщо потрібно повідомляти користувачів про новостворені дані або зміни, цю функцію можна активувати. Після активації з’являться додаткові поля, в яких можна вказати групи користувачів або окремих користувачів для отримання повідомлень.
Опублікувати / Надати доступ — щоб зробити тип форми доступним і, таким чином, дозволити введення даних, потрібно активувати цю опцію.
Дозволити реакції, такі як «Подобається» або коментарі — під кожною заповненою формою можна дозволити коментарі та позначки «Подобається». Активація цієї опції дозволяє користувачам залишати їх під типом форми.
Розділи та поля введення / типи полів
Форми завжди складаються з розділів та полів форми. Розділ має лише назву, яка за бажанням може бути відображена пізніше під час введення даних. Тип форми може містити лише один розділ з усіма полями.
Створення розділів також здійснюється за допомогою знака «плюс» у правому верхньому куті.
Заголовок розділу форми — це те саме, що й назва розділу. Він відображається під час введення даних лише в разі активації наступної опції.
Показати заголовок як заголовок — активація призводить до відображення.
Усередині розділу за тим самим принципом створюються також власне поля / поля введення. Порядок можна будь-коли змінити, як і у розділі, натиснувши та перемістивши.
Заголовок поля — назва поля відображається великими літерами під час введення даних. У заповнених полях назва відповідно зменшується.
Обов'язкове поле — якщо для збереження або відправки необхідне введення даних у поле, це можна визначити за допомогою цієї опції. Деякі типи полів, наприклад перемикачі, за визначенням не дозволяють цього.
Зберегти введені дані та автоматично вставляти їх — щоб уникнути повторного введення, активація цієї функції дозволяє зберегти вже заповнене поле на пристрої користувача. Якщо користувач заповнює ще одну форму такого типу, поле вже заповнюється останнім збереженим значенням.
Вид і тип поля — тут можна вибрати з безлічі типів полів. Після заповнення перших форм їх не слід змінювати в подальшому. Окрім полів для введення даних, існують також суто інформаційні поля, які слугують лише для довідки.
Приховати при обмеженому перегляді — у розділі «Права доступу» можна встановити спеціальні налаштування для відображення полів. Серед них, наприклад, є можливість не показувати користувачеві з обмеженим доступом усі поля форми. Якщо, наприклад, співробітник вводить внутрішній номер, звичайному користувачеві не обов'язково його бачити. Детальніше про це можна дізнатися у згаданому вище пункті.
Залежно від обраного поля стають видимими додаткові поля налаштувань. Вони зазвичай служать для більш детального налаштування відповідних типів полів.
Відповідні користувачі та групи користувачів — розподіл для подальших прав доступу
Для подальшого розподілу прав доступу за користувачами та групами тут можна ввести відповідні дані.
Якщо всім користувачам має бути дозволено створювати нові дані форм та змінювати їх (крім типів форм), то тут не потрібно вводити жодних даних. Це відповідає заданому налаштуванню.
Користувачі створюються за допомогою їхньої електронної адреси та натискання на знак «плюс», а потім, за потреби, призначаються до групи користувачів. У іншому пункті меню «Доступні форми», розташованому вище, можна детально визначити права доступу для користувачів та груп у межах обраного типу форми.
Введення даних або заповнення та зміна форм
Опубліковані типи форм відображаються в головному вікні для всіх користувачів, які мають на це право. Для відображення всіх заповнених форм (Огляд форми XY) або для створення нових форм (Додати форму XY).
Огляд форми XY — заповнені форми з огляду також можна редагувати, натиснувши на них. За умови, що ви маєте відповідні права. Спочатку відображаються лише введені дані. Натиснувши на олівець у правому верхньому куті, можна розпочати редагування. Залежно від налаштувань, зміни також призводять до надсилання повідомлення зареєстрованим користувачам або групам користувачів.
Окрім спільного доступу до форм, тобто надсилання прямого посилання на них, можна також роздрукувати або експортувати дані у формат PDF. Для досвідчених користувачів можна також встановити права доступу спеціально для цієї окремої форми. До меню опцій можна перейти за допомогою символу з трьома крапками у верхньому правому куті.
Увага! На даний момент модуль завжди відображає всі форми, доступні для користувача. Функція фільтрації або пошуку буде доступна пізніше.
Додати форму XY — натиснувши «Додати форму XY», ви перейдете безпосередньо до маски введення форми. Розташування, звичайно, залежить від визначених полів та розділів форми.
Натискання кнопки «Створити / Надіслати» призводить до створення нової форми та збереження даних у базі даних. Дані зберігаються у хмарній базі даних. У крайньому випадку пристрій користувача зберігає дані лише для швидкого доступу.
Поради щодо використання
Просте створення посилань — пункти меню для явного додавання або огляду відповідних форм також можна розмістити в додатку за допомогою іншого модуля «Розумне посилання», що спрощує доступ до них. Для цього потрібно коротко зберегти посилання на відповідному місці в додатку в буфері обміну, а потім вставити його в налаштуваннях «розумного посилання». Таким чином створюється пряме посилання на зазначене місце.