DigitalNow - Dein flexibler Einstieg in die Digitalisierung Beta

Stelle bisher papiergebundene oder auch neue Arbeitsabläufen auf eine neue effiziente Vorgehensweise um. Gestalte unterschiedliche Formulare zur digitalen Erfassung und Weiterverarbeitung sämtlicher Vorgänge. Die integrierten cloudbasierten Datenbank bewahrt deine Daten sicher und langfristig auf.

Gestalte völlig frei Formulare nach deinen Vorstellungen

Für einen möglichst optimalen Ablauf deines Digitalisierungsvorhabens, kannst du dafür notwendige Formulare individuell und flexibel gestalten. Dazu zählen die Unterteilung in Abschnitte für eine bessere Übersichtlichkeit und die Wahl zwischen über 20 verschiedenen Feldtypen. Dazu zählen neben reinen Informationsfeldern, auch einfache Eingaben z.B. E-Mail, Zahlen oder aber auch Auswahl- und auch Unterschriftfelder. Das gestattet Ihnen tatsächlich bisher papiergebundene Arbeitsschritten auf Wiedersehen zu sagen und digital umzustellen.

Mit der integrierten Cloud-Datenbank findet stets eine sichere Speicherung statt

Mit jeder erstellten Formularart und dessen durch die Nutzer gespeichert Formulareingaben, findet automatisch im Hintergrund die Erstellung einer sicheren Datenablage für die Eingaben statt. Du benötigst hier keinerlei Kenntnisse über Server oder Datenbank-Software. Die Speicherung erfolgt mehrfach abgesichert in den von uns betreuten Rechenzentren innerhalb Deutschland. Erfasste Daten werden auf dem Gerät des Nutzers in der App teilweise für einen schnellen Zugriff zwischengespeichert, der Rest erfolgt in der Cloud. Somit sparst du lästige Arbeiten wie Back-ups oder Softwareupdates der Daten und Software.

Sichere deine Daten durch einen geordneten Zugriff über Nutzer und Gruppen

Angelegte Formulare sind der Definition nach für alle, die deine App-Adresse kennen abrufbar. Möchtest du diese jedoch ganz oder teilweise einschränken und z.B. nur angemeldete Nutzer den Zugang zu deinen eigenen Daten erlauben, so lassen sich mit detaillierten Einstellungsmöglichkeiten eine Vielzahl an Zugriffsszenarien umsetzen. Neben der Definition von Nutzern lassen sich auch Nutzergruppen festlegen und gebündelt berechtigen. Auch einzelne ausgefüllte Formulare lassen gesondert absichern.

Füllen oder Ändern deine gestaltete Formulare spielend leicht

Nutzer können anhand deines erstellten Formulararten deiner Daten dann in Form von Eingabemasken eingeben. Hierbei versucht die Funktion, die Eingaben zu vereinfachen, um möglichst entstehende Barrieren direkt zu vermeiden. Die abgelegten Daten bzw. Formulare bleiben dann je nach definierten Berechtigung für die Nutzer auch nach dem Anlegen erhalten und können so nachträglich geändert werden. Für einen leichten Datenaustausch ist auch aus der App heraus ein Druck bzw. der PDF-Export möglich. Ebenfalls lassen sich ausgefüllte zur Unterstützung der geplanten Arbeitsabläufe einfach teilen und weiterleiten.

Lass dich oder andere Nutzer bei Änderungen per Push oder E-Mail benachrichtigen

Erlaube dir eine erste Automatisierung von Arbeitsabläufen, in dem sich bei neue angelegten Formulareingaben oder aber auch Änderungen selbstständig informieren lassen. Dazu legst du wahlweise bei der Gestaltung deiner Formulare Empfänger fest, die dann Informationen erhalten. Dies erstreckt sich über die festgelegten Nutzer bzw. Nutzergruppen und reicht in Form einer beidseitigen Kommunikation zu dem Ersteller des Formulars zurück.

Exportiere deine Daten wahlweise für andere Zwecke

Grundsätzlich werden alle erfassten Daten immer in deiner integrierten cloudbasierten Datenbank abgelegt. Sollte sich nun deine Abläufen mal die Notwendigkeit ergeben, die aus dem System herunterladen zu wollen und anderer Stelle weiterzuverarbeiten, so eräaltst einfache Möglichkeiten diese Daten zu exportieren. Gleiches gilt auch für das Einlesen / Importieren von Daten.

Verwenden oder tausche erstellte Formulare je nach Belieben

Das Erstellen von Formularen erfordert meist je nach Komplexität einiges an Zeit. Umso einfacher ist es, diese verbrauchte Zeit durch ein simples Wiederverwenden von Formularen künftig einzusparen. Damit lassen sich z.B. innerhalb einer App oder auch App übergreifend Formulararten übertragen und mehrfach verwenden. Das lässt z.B. auch mehrere Versionen des gleichen Formulars zu. Wie arbeiten bereits an einer Art Marktplatz, über den Nutzer Formulare für unterschiedliche Zwecke abrufen und ggf. austauschen können.

So aktivierst du das Potenzial von DigitalNow
auch für deinen digitalen Auftritt

Erforderlich ist mindestens ein neues Premium Paket. Unter den unterschiedlichen Bausteinen lässt sich unter dem Titel "Digitale Datenerfassung" ein Menüpunkt zu Ihrer App hinzufügen. Darüber kannst du dann deine Formulare gestalten und mit der Datenerfassung durch deine Nutzer oder auch Mitarbeiter beginnen. Probiere es aus und sende uns gerne dein Feedback zu.

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