DigitalNow - Ihr flexibler Einstieg in die Digitalisierung Beta
Stellen Sie bisher papiergebundene oder auch neue Arbeitsabläufen auf eine neue effiziente Vorgehensweise um. Gestalten Sie unterschiedliche Formulare zur digitalen Erfassung und Weiterverarbeitung sämtlicher Vorgänge. Die integrierten cloudbasierten Datenbank bewahrt Ihre Daten sicher und langfristig auf.
Gestalten Sie völlig frei Formulare nach Ihren Vorstellungen
Für einen möglichst optimalen Ablauf Ihres Digitalisierungsvorhabens, können Sie dafür notwendige Formulare individuell und flexibel gestalten. Dazu zählen die Unterteilung in Abschnitte für eine bessere Übersichtlichkeit und die Wahl zwischen über 20 verschiedenen Feldtypen. Dazu zählen neben reinen Informationsfeldern, auch einfache Eingaben z.B. E-Mail, Zahlen oder aber auch Auswahl- und auch Unterschriftfelder. Das gestattet Ihnen tatsächlich bisher papiergebundene Arbeitsschritten auf Wiedersehen zu sagen und digital umzustellen.
Mit der integrierten Cloud-Datenbank findet stets eine sichere Speicherung statt
Mit jeder erstellten Formularart und dessen durch die Nutzer gespeichert Formulareingaben, findet automatisch im Hintergrund die Erstellung einer sicheren Datenablage für die Eingaben statt. Sie benötigen hier keinerlei Kenntnisse über Server oder Datenbank-Software. Die Speicherung erfolgt mehrfach abgesichert in den von uns betreuten Rechenzentren innerhalb Deutschland. Erfasste Daten werden auf dem Gerät des Nutzers in der App teilweise für einen schnellen Zugriff zwischengespeichert, der Rest erfolgt in der Cloud. Somit sparen Sie sich lästige Arbeiten wie Back-ups oder Softwareupdates der Daten und Software.
Sichern Sie Ihre Daten durch einen geordneten Zugriff über Nutzer und Gruppen
Angelegte Formulare sind der Definition nach für alle, die Ihre App-Adresse kennen abrufbar. Möchten Sie diese jedoch ganz oder teilweise einschränken und z.B. nur angemeldete Nutzer den Zugang zu Ihren eigenen Daten erlauben, so lassen sich mit detaillierten Einstellungsmöglichkeiten eine Vielzahl an Zugriffsszenarien umsetzen. Neben der Definition von Nutzern lassen sich auch Nutzergruppen festlegen und gebündelt berechtigen. Auch einzelne ausgefüllte Formulare lassen gesondert absichern.
Füllen oder Ändern Sie Ihre gestalteten Formulare spielend leicht
Nutzer können anhand Ihrer erstellten Formulararten ihre Daten dann in Form von Eingabemasken eingeben. Hierbei versucht die Funktion, die Eingaben zu vereinfachen, um möglichst entstehende Barrieren direkt zu vermeiden. Die abgelegten Daten bzw. Formulare bleiben dann je nach definierten Berechtigung für die Nutzer auch nach dem Anlegen erhalten und können so nachträglich geändert werden. Für einen leichten Datenaustausch ist auch aus der App heraus ein Druck bzw. der PDF-Export möglich. Ebenfalls lassen sich ausgefüllte zur Unterstützung der geplanten Arbeitsabläufe einfach teilen und weiterleiten.
Lassen Sie sich oder andere Nutzer bei Änderungen per Push oder E-Mail benachrichtigen
Erlauben Sie sich eine erste Automatisierung von Arbeitsabläufen, in dem sich bei neue angelegten Formulareingaben oder aber auch Änderungen selbstständig informieren lassen. Dazu legen Sie wahlweise bei der Gestaltung Ihrer Formulare Empfänger fest, die dann Informationen erhalten. Dies erstreckt sich über die festgelegten Nutzer bzw. Nutzergruppen und reicht in Form einer beidseitigen Kommunikation zu dem Ersteller des Formulars zurück.
Exportieren Sie Ihre Daten wahlweise für andere Zwecke
Grundsätzlich werden alle erfassten Daten immer in Ihrer integrierten cloudbasierten Datenbank abgelegt. Sollte sich nun Ihren Abläufen mal die Notwendigkeit ergeben, die aus dem System herunterladen zu wollen und anderer Stelle weiterzuverarbeiten, so erhalten Sie einfache Möglichkeiten diese Daten zu exportieren. Gleiches gilt auch für das Einlesen / Importieren von Daten.
Verwenden oder tauschen Sie erstellte Formulare je nach Belieben
Das Erstellen von Formularen erfordert meist je nach Komplexität einiges an Zeit. Umso einfacher ist es, diese verbrauchte Zeit durch ein simples Wiederverwenden von Formularen künftig einzusparen. Damit lassen sich z.B. innerhalb einer App oder auch App übergreifend Formulararten übertragen und mehrfach verwenden. Das lässt z.B. auch mehrere Versionen des gleichen Formulars zu. Wie arbeiten bereits an einer Art Marktplatz, über den Nutzer Formulare für unterschiedliche Zwecke abrufen und ggf. austauschen können.
So aktivieren Sie das Potenzial von DigitalNow
auch für Ihren digitalen Auftritt
Erforderlich ist mindestens ein neues Premium Paket. Unter den unterschiedlichen Bausteinen lässt sich unter dem Titel "Digitale Datenerfassung" ein Menüpunkt zu Ihrer App hinzufügen. Darüber können Sie dann Ihre Formulare gestalten und mit der Datenerfassung durch Ihre Nutzer oder auch Mitarbeiter beginnen. Probieren Sie es aus und senden Sie uns gerne Ihr Feedback zu.
