Article d'aide
Saisie numérique des données, y compris la base de données - mettre en œuvre la numérisation facilement et simplement
Offrez-vous une numérisation flexible et complète. Adaptez les processus de travail basés sur le papier ou les nouveaux processus de travail à une nouvelle approche efficace. Saisissez des données de différents types et reliez-les entre elles. Vous pouvez ainsi mettre en œuvre les solutions les plus variées dans tous les secteurs imaginables.
À l'aide du module étendu, vous pouvez créer différents formulaires avec des sections et des champs spécialement définis. La saisie des données peut être publique ou protégée par les utilisateurs de votre application ou par vos propres collaborateurs. Les données déposées sont enregistrées durablement dans la base de données intégrée basée sur le cloud. Les formulaires remplis peuvent être adaptés et modifiés à tout moment par la suite. Si nécessaire, votre application envoie automatiquement des notifications push et par e-mail à chaque modification ou création.
Par rapport aux autres modules, l'adaptation se fait pour la première fois directement au sein de votre application. La gestion traditionnelle de l'application n'est donc pas nécessaire. Il suffit d'ouvrir sa propre app et de s'y connecter avec la même adresse e-mail que dans l'administration. Ensuite, le bouton "Gérer" est visible dans le point de menu créé du module et permet d'effectuer les réglages décrits ci-après.
L'administration principale au sein de l'application
Formulaires disponibles - Pour la saisie de données par les utilisateurs, il convient de créer au préalable les types de formulaires correspondants. Chaque type de formulaire créé donne lieu à la création d'une base de données qui stocke vos données de manière fiable et sécurisée dans le cloud.
Utilisateurs et groupes d'utilisateurs associés - Si vous ne souhaitez pas que les formulaires que vous avez créés soient disponibles pour tous, vous pouvez créer des utilisateurs et des groupes à l'aide de cette option de menu afin de subdiviser ultérieurement les autorisations.
Formulaires disponibles - Définir les types de formulaires
Tous les types de formulaires définis dans le module sont toujours affichés dans l'aperçu supérieur. Une fois créés, les types peuvent être facilement exportés et importés. Cela permet de réutiliser et de transférer des types de formulaires sur d'autres applications ou sur la même application. Les points de menu et les options correspondants sont généralement accessibles via le symbole à trois points en haut à droite.
Le signe plus en haut à droite permet de créer un nouveau type de formulaire. Pour modifier un formulaire existant, il suffit de cliquer sur le type représenté.
Remarque ! Les données enregistrées et l'actionnement des boutons entraînent toujours automatiquement l'enregistrement des modifications. Le bouton Retour en haut à gauche permet toujours de revenir au niveau supérieur.
Titre du formulaire - Correspond au titre affiché du type de formulaire.
Définir des autorisations spéciales - En activant cette option, il est possible d'ajuster finement les autorisations d'accès aux données du formulaire. Il est ainsi possible de définir par exemple que seuls les utilisateurs connectés peuvent saisir des données de ce type ou que seuls les utilisateurs voient leurs propres données et que celles des autres soient masquées. Le masque de paramétrage nécessite des connaissances approfondies sur les problèmes d'autorisation. Si vous avez des questions à ce sujet, n'hésitez pas à nous contacter. Au cours du développement, nous vous proposerons des simplifications.
Informer les utilisateurs concernés lors de la création/modification de contenus - Si les utilisateurs doivent être informés des nouvelles données ou modifications, cela peut être activé. En activant cette fonction, d'autres champs s'affichent, dans lesquels les groupes d'utilisateurs ou les utilisateurs peuvent être informés.
Publier / Partager - Cette option doit être activée pour rendre le type de formulaire disponible et ainsi permettre la saisie des données.
Autoriser les réactions telles que "J'aime" ou les commentaires - Sous chaque formulaire rempli, il est possible d'autoriser les commentaires et les indications "J'aime". L'activer permet aux utilisateurs de le faire sous le type de formulaire.
Sections et champs de saisie / types de champs
Les formulaires se composent toujours de sections et de leurs champs de formulaire. Une section porte uniquement une désignation qui peut être affichée ultérieurement lors de la saisie des données. Un type de formulaire peut également ne contenir qu'une seule section avec tous les champs.
La création de sections s'effectue également à l'aide du signe plus en haut à droite.
Titre de la section de formulaire - Équivalent au nom de la section. Il n'est affiché que si l'option suivante est activée lors de la saisie des données.
Afficher le titre en tant qu'en-tête - L'activation entraîne l'affichage.
Les champs / champs de saisie proprement dits sont ensuite créés à l'intérieur d'une section selon le même principe. Comme pour la section, l'ordre peut être réorganisé à tout moment en tapant et en déplaçant.
Titre du champ - La désignation du champ est d'abord affichée en grand pour les champs pendant la saisie. Pour les champs remplis, la désignation est réduite en conséquence.
Champ obligatoire - Dans la mesure où une saisie dans le champ est nécessaire pour l'enregistrement ou l'envoi, elle peut être définie. Certains types de champs, comme par exemple les commutateurs, ne le permettent pas par définition.
Enregistrer les données utilisateur et les insérer de manière autonome - Afin d'éviter les saisies répétitives, l'activation d'un champ déjà rempli sur l'appareil de l'utilisateur permet d'enregistrer cette saisie. Si l'utilisateur remplit un autre formulaire de ce type, le champ est déjà rempli avec la dernière valeur enregistrée.
Type et nature du champ - Il est possible de choisir ici parmi une multitude de types de champs. Après avoir rempli les premiers formulaires, ceux-ci ne devraient plus être modifiés par la suite. Outre les champs de saisie, il existe également des champs de représentation purs qui ne servent qu'à l'information.
Masquer en cas d'affichage limité - Sous la rubrique Autorisations, il est possible de définir des paramètres spéciaux pour la représentation des champs. Il est par exemple possible de ne pas afficher tous les champs d'un formulaire pour un utilisateur ayant une vue limitée. Si, par exemple, un gestionnaire saisit un numéro interne, l'utilisateur traditionnel ne doit pas nécessairement le voir. Pour plus de détails, voir le point ci-dessus.
Selon le champ sélectionné, d'autres champs de réglage sont visibles. Ceux-ci servent la plupart du temps à l'adaptation spécifique des différents types de champs.
Utilisateurs et groupes d'utilisateurs associés - répartition pour les autorisations d'accès ultérieures
Pour la répartition ultérieure des autorisations selon les utilisateurs et les groupes, les données correspondantes peuvent être enregistrées ici.
Dans la mesure où tous les utilisateurs doivent pouvoir créer de nouvelles données de formulaire et les modifier (pas les types de formulaire), aucune indication n'est nécessaire ici. Cela correspond au paramétrage par défaut.
Les utilisateurs sont créés à l'aide de leur adresse e-mail et en cliquant sur le signe plus, puis affectés à un groupe d'utilisateurs si nécessaire. Sous l'autre point de sélection situé au-dessus "Formulaires disponibles", il est possible de définir en détail les autorisations pour les utilisateurs et les groupes au sein du type de formulaire sélectionné.
La saisie des données, le remplissage et la modification des formulaires
Les types de formulaires publiés sont affichés dans la vue principale pour tous les utilisateurs qui y sont autorisés. Cela permet d'afficher tous les formulaires remplis (formulaire XY Aperçu) ou de créer de nouveaux formulaires (formulaire XY Ajouter).
Aperçu du formulaire XY - Les formulaires remplis dans l'aperçu peuvent également être retravaillés en cliquant dessus. Pour autant que l'on dispose de l'autorisation nécessaire. Pour l'instant, seule la représentation des entrées est effectuée. En cliquant sur le crayon en haut à droite, on peut commencer l'édition. Les modifications entraînent ici aussi, selon les paramètres, une notification aux utilisateurs ou groupes d'utilisateurs enregistrés.
Outre le partage des formulaires, c'est-à-dire l'envoi d'un lien direct vers ceux-ci, il est également possible d'imprimer ou d'exporter les données au format PDF. Pour les utilisateurs avancés, il est également possible de définir des autorisations spécifiques pour ce formulaire. Le menu d'options est accessible via le symbole à trois points en haut à droite.
Remarque ! Tous les formulaires disponibles pour l'utilisateur sont toujours représentés dans l'état actuel du module. Une fonction de filtrage ou de recherche sera disponible ultérieurement.
Ajouter un formulaire XY - En cliquant sur Ajouter un formulaire XY, on accède directement au masque de saisie du formulaire. La composition dépend naturellement des champs de formulaire et des sections définis.
En cliquant sur "Créer / Envoyer", on crée un nouveau formulaire et on enregistre les données dans la base de données. Les données sont enregistrées dans une base de données en ligne. Dans le meilleur des cas, l'appareil de l'utilisateur ne stocke les données que pour un accès rapide.
Conseils d'utilisation
Liens simples - Les éléments de menu pour les ajouts explicites ou les aperçus des formulaires respectifs peuvent également être placés de manière plus ciblée dans l'application via l'autre module "Lien intelligent" et permettre ainsi un accès plus facile. Pour ce faire, il suffit d'enregistrer brièvement le lien à l'endroit concerné dans le presse-papiers de l'application et de le réinsérer ensuite dans les paramètres du "lien intelligent". On crée ainsi un lien direct vers la position en question.