Artykuł pomocy
Cyfrowe gromadzenie danych wraz z bazą danych – łatwe i proste wdrożenie cyfryzacji
Zapewnij sobie elastyczną i kompleksową cyfryzację. Przekształć dotychczasowe, oparte na dokumentacji papierowej lub nawet nowe procesy robocze w nowe, wydajne procedury. Gromadź różnego rodzaju dane i łącz je ze sobą. Dzięki temu można wdrażać najbardziej wszechstronne rozwiązania we wszystkich możliwych branżach.
Za pomocą rozszerzonego modułu można tworzyć różne formularze z samodzielnie zdefiniowanymi sekcjami i polami. Rejestracja danych może odbywać się publicznie lub w trybie chronionym przez użytkowników Państwa aplikacji, a także przez własnych pracowników. Zapisane dane są trwale przechowywane w zintegrowanej bazie danych w chmurze. Dostosowanie i zmiana wypełnionych formularzy może nastąpić w dowolnym momencie w późniejszym czasie. W razie potrzeby Państwa aplikacja automatycznie wysyła powiadomienia push i e-mailowe przy każdej zmianie lub utworzeniu nowego formularza.
W przeciwieństwie do innych modułów, dostosowanie odbywa się po raz pierwszy bezpośrednio w aplikacji. Nie jest więc konieczne tradycyjne zarządzanie aplikacją. Wystarczy otworzyć własną aplikację i zalogować się do niej przy użyciu tego samego adresu e-mail, co w panelu administracyjnym. Następnie w utworzonej pozycji menu modułu pojawi się przycisk „Zarządzaj”, za pomocą którego można wprowadzić ustawienia opisane poniżej.
Główne zarządzanie w aplikacji
Dostępne formularze – w celu gromadzenia danych przez użytkowników należy wcześniej utworzyć odpowiednie typy formularzy. Wraz z każdym utworzonym typem formularza tworzona jest jednocześnie baza danych, która niezawodnie i bezpiecznie przechowuje dane w chmurze.
Powiązani użytkownicy i grupy użytkowników – jeśli nie chcesz udostępniać utworzonych formularzy wszystkim, możesz wcześniej utworzyć użytkowników i grupy za pomocą tej pozycji menu, aby później podzielić uprawnienia.
Dostępne formularze – definiowanie typów formularzy
W górnym przeglądzie zawsze wyświetlane są wszystkie typy formularzy zdefiniowane w module. Raz utworzone typy można wygodnie eksportować i importować. Umożliwia to ponowne wykorzystanie i przenoszenie typów formularzy do innych lub tej samej aplikacji. Odpowiednie pozycje menu i opcje można zazwyczaj znaleźć za pomocą ikony trzech kropek w prawym górnym rogu.
Za pomocą znaku plusa w prawym górnym rogu można utworzyć nowy typ formularza. Aby edytować istniejące, wystarczy kliknąć na dany typ.
Uwaga! Wprowadzenie danych i naciśnięcie przycisków zawsze powoduje automatyczne zapisanie zmian. Przycisk „Wstecz” w lewym górnym rogu pozwala zawsze powrócić do poprzedniego poziomu.
Tytuł formularza – odpowiada wyświetlanemu tytułowi typu formularza.
Ustalanie oddzielnych uprawnień – aktywacja tej opcji umożliwia precyzyjne dostosowanie uprawnień dostępu do danych formularza. Dzięki temu można np. określić, że tylko zalogowani użytkownicy mogą wprowadzać dane tego typu lub że tylko użytkownicy widzą dane, które sami utworzyli, a dane innych są ukryte. Ekran ustawień wymaga bardziej zaawansowanej wiedzy na temat uprawnień. Jeśli masz jakieś pytania, skontaktuj się z nami. W trakcie rozwoju będziemy oferować tutaj uproszczenia.
Powiadom odpowiednich użytkowników podczas tworzenia / edycji treści – jeśli chcesz, aby użytkownicy byli powiadamiani o nowo utworzonych danych lub zmianach, możesz to aktywować. Po aktywacji pojawią się dodatkowe pola, w których można wpisać grupy użytkowników lub użytkowników, którzy mają otrzymywać powiadomienia.
Publikowanie / udostępnianie – aby udostępnić typ formularza, a tym samym umożliwić wprowadzanie danych, należy aktywować tę opcję.
Zezwól na reakcje, takie jak „Lubię to” lub komentarze – pod każdym wypełnionym formularzem można opcjonalnie umożliwić dodawanie komentarzy i oznaczeń „Lubię to”. Aktywacja tej opcji pozwala użytkownikom na korzystanie z tych funkcji pod danym typem formularza.
Sekcje i pola wprowadzania danych / typy pól
Formularze zawsze składają się z sekcji i pól formularza. Sekcja ma jedynie nazwę, która może zostać wyświetlona później podczas wprowadzania danych. Typ formularza może zawierać również tylko jedną sekcję ze wszystkimi polami.
Sekcje tworzy się również za pomocą znaku plusa w prawym górnym rogu.
Tytuł sekcji formularza – tożsamy z nazwą sekcji. Wyświetla się podczas wprowadzania danych tylko po włączeniu kolejnej opcji.
Wyświetl tytuł jako nagłówek – aktywacja powoduje wyświetlenie.
W ramach sekcji, zgodnie z tą samą zasadą, tworzone są również właściwe pola / pola wprowadzania danych. Kolejność można w dowolnym momencie zmienić, dotykając i przesuwając elementy, tak jak w przypadku sekcji.
Tytuł pola – nazwa pola jest wyświetlana wielkimi literami podczas wprowadzania danych. W przypadku wypełnionych pól nazwa jest odpowiednio zmniejszana.
Pole obowiązkowe – można określić, czy wpis w polu jest wymagany do zapisania lub wysłania. Niektóre typy pól, np. przełączniki, z definicji na to nie pozwalają.
Zapisywanie i automatyczne wstawianie danych użytkownika – aby uniknąć powtarzającego się wprowadzania danych, aktywacja tej opcji pozwala na zapisanie już wypełnionego pola na urządzeniu użytkownika. Jeśli użytkownik wypełnia kolejny formularz tego typu, pole jest już wypełnione ostatnią zapisaną wartością.
Rodzaj i typ pola – tutaj można wybierać spośród wielu typów pól. Po wypełnieniu pierwszych formularzy nie należy ich później zmieniać. Oprócz pól wprowadzania danych istnieją również pola czysto wyświetlające, które służą wyłącznie do celów informacyjnych.
Ukrywanie przy ograniczonym widoku – w sekcji Uprawnienia można określić specjalne ustawienia dotyczące wyświetlania pól. Znajduje się tam np. możliwość ukrycia niektórych pól formularza przed użytkownikiem o ograniczonym widoku. Jeśli np. pracownik wprowadza numer wewnętrzny, zwykły użytkownik niekoniecznie musi go widzieć. Więcej informacji na ten temat można znaleźć w omówionym powyżej punkcie.
W zależności od wybranego pola widoczne stają się kolejne pola ustawień. Służą one zazwyczaj do bardziej szczegółowego dostosowania poszczególnych typów pól.
Powiązani użytkownicy i grupy użytkowników – podział na potrzeby późniejszych uprawnień dostępu
W tym miejscu można wprowadzić odpowiednie dane w celu późniejszego podziału uprawnień według użytkowników i grup.
Jeśli wszyscy użytkownicy mają mieć możliwość tworzenia nowych danych formularzy i ich zmiany (nie typów formularzy), nie są tutaj wymagane żadne dane. Odpowiada to domyślnemu ustawieniu.
Użytkownicy są dodawani poprzez podanie adresu e-mail i kliknięcie znaku plusa, a następnie, w razie potrzeby, przypisywani do grupy użytkowników. W innym, znajdującym się powyżej punkcie wyboru „Dostępne formularze” można następnie szczegółowo określić uprawnienia dla użytkowników i grup w ramach wybranego typu formularza.
Rejestrowanie danych lub wypełnianie i edytowanie formularzy
Opublikowane typy formularzy są wyświetlane w widoku głównym dla wszystkich uprawnionych użytkowników. Służą one do wyświetlania wszystkich wypełnionych formularzy (przegląd formularza XY) lub tworzenia nowych formularzy (dodaj formularz XY).
Przegląd formularza XY – wypełnione formularze z przeglądu można również edytować, klikając na nie. Pod warunkiem, że posiada się odpowiednie uprawnienia. Początkowo wyświetlane są tylko wprowadzone dane. Kliknięcie na ołówek w prawym górnym rogu pozwala rozpocząć edycję. Zmiany powodują również tutaj, w zależności od ustawień, wysłanie powiadomienia do zarejestrowanych użytkowników lub grup użytkowników.
Oprócz udostępniania formularzy, czyli wysyłania bezpośredniego linku do nich, można również wydrukować lub wyeksportować dane do pliku PDF. Zaawansowani użytkownicy mogą również ustawić uprawnienia specjalnie dla tego konkretnego formularza. Menu opcji jest dostępne po kliknięciu ikony trzech kropek w prawym górnym rogu.
Uwaga! W obecnej wersji modułu wyświetlane są zawsze wszystkie formularze dostępne dla użytkownika. Funkcja filtrowania lub wyszukiwania zostanie wprowadzona w późniejszym terminie.
Dodaj formularz XY – po kliknięciu opcji „Dodaj formularz XY” użytkownik przechodzi bezpośrednio do maski wprowadzania danych formularza. Układ zależy oczywiście od zdefiniowanych pól i sekcji formularza.
Kliknięcie przycisku „Utwórz / Wyślij” powoduje utworzenie nowego formularza i zapisanie danych w bazie danych. Dane są przechowywane w bazie danych w chmurze. Urządzenie użytkownika przechowuje dane tymczasowo, co najwyżej w celu zapewnienia szybkiego dostępu.
Wskazówki dotyczące obsługi
Proste linkowanie – pozycje menu dotyczące wyraźnego dodawania lub przeglądów poszczególnych formularzy można również umieścić w aplikacji w bardziej ukierunkowany sposób za pomocą innego modułu „Inteligentne linkowanie”, co ułatwia dostęp do nich. W tym celu należy na chwilę zapisać link do danej pozycji w aplikacji w schowku, a następnie wkleić go ponownie w ustawieniach „inteligentnego linkowania”. W ten sposób tworzy się bezpośredni link do wspomnianej pozycji.