Articol de ajutor
Înregistrarea digitală a datelor, inclusiv baza de date – digitalizarea realizată ușor și simplu
Beneficiați de o digitalizare flexibilă și cuprinzătoare. Transformați procesele de lucru care se bazau până acum pe hârtie sau chiar pe cele noi într-o abordare eficientă. Introduceți date de diferite tipuri și corelați-le între ele. Astfel, se pot implementa cele mai versatile soluții în toate sectoarele imaginabile.
Cu ajutorul modulului extins, puteți crea diverse formulare cu secțiuni și câmpuri definite de dvs. Înregistrarea datelor poate fi publică sau protejată, fiind efectuată de utilizatorii aplicației dvs. sau de propriii angajați. Datele stocate sunt salvate permanent în baza de date integrată bazată pe cloud. Adaptarea și modificarea formularelor completate poate avea loc oricând ulterior. Dacă este necesar, aplicația dvs. trimite automat notificări push și prin e-mail la fiecare modificare sau creare nouă.
Spre deosebire de celelalte module, adaptarea se face pentru prima dată direct în cadrul aplicației dvs. Astfel, administrarea convențională a aplicației nu este necesară. Este suficient să deschideți propria aplicație și să vă autentificați în ea cu aceeași adresă de e-mail ca în administrare. Ulterior, în punctul de meniu creat al modulului va apărea butonul „Administrați”, cu ajutorul căruia se pot efectua setările descrise în continuare.
Administrarea principală în cadrul aplicației
Formulare disponibile - Pentru înregistrarea datelor de către utilizatori, trebuie create în prealabil tipurile de formulare corespunzătoare. Odată cu fiecare tip de formular creat, se creează simultan o bază de date pentru stocare, care stochează datele dvs. în mod fiabil și sigur în cloud.
Utilizatori și grupuri de utilizatori asociate – În măsura în care nu doriți să faceți formularele create disponibile pentru toți, puteți crea în prealabil utilizatori și grupuri prin această opțiune de meniu, pentru o împărțire ulterioară a autorizațiilor.
Formulare disponibile - Definirea tipurilor de formulare
În prezentarea generală din partea de sus sunt afișate întotdeauna toate tipurile de formulare definite în modul. Tipurile create o dată pot fi exportate și importate cu ușurință. Acest lucru permite reutilizarea și transferul tipurilor de formulare în altă aplicație sau în aceeași aplicație. Opțiunile și punctele de meniu corespunzătoare se găsesc de obicei sub simbolul cu trei puncte din colțul din dreapta sus.
Prin intermediul semnului plus din colțul din dreapta sus se poate crea un nou tip de formular. Pentru a edita cele existente, este suficient un clic pe tipul afișat.
Notă! Introducerea datelor și apăsarea butoanelor duce întotdeauna la salvarea automată a modificărilor. Prin butonul Înapoi din stânga sus se revine întotdeauna la nivelul superior.
Titlul formularului - Corespunde titlului afișat al tipului de formular.
Stabilirea autorizațiilor separate - Activarea opțiunii permite o ajustare fină a autorizațiilor de acces la datele formularului. Astfel, se poate stabili, de exemplu, ca numai utilizatorii autentificați să poată introduce date de acest tip sau ca numai utilizatorii să poată vedea datele create de ei înșiși, iar datele celorlalți să fie ascunse. Masa de setări necesită cunoștințe aprofundate privind problemele legate de autorizare. Dacă aveți întrebări în acest sens, nu ezitați să ne contactați. Pe parcursul dezvoltării, vă vom oferi aici simplificări.
Notificarea utilizatorilor vizați la crearea/editarea conținutului - Dacă doriți ca utilizatorii să fie notificați în cazul datelor nou create sau al modificărilor, această opțiune poate fi activată. Prin activare apar câmpuri suplimentare, care includ grupurile de utilizatori sau utilizatorii pentru notificări.
Publicare / Aprobare - Pentru a face tipul de formular disponibil și, astfel, pentru a aproba introducerea datelor, trebuie activată această opțiune.
Permiteți reacții precum „Îmi place” sau comentarii - Sub fiecare formular completat pot fi permise opțional comentarii și indicații „Îmi place”. Activarea permite apoi utilizatorilor să le utilizeze sub tipul de formular.
Secțiuni și câmpuri de introducere / Tipuri de câmpuri
Formularele sunt întotdeauna alcătuite din secțiuni și câmpurile acestora. O secțiune are doar o denumire, care poate fi afișată opțional ulterior, la introducerea datelor. Un tip de formular poate conține și o singură secțiune cu toate câmpurile.
Crearea secțiunilor se face, de asemenea, prin intermediul semnului plus din colțul din dreapta sus.
Titlul secțiunii formularului – Echivalent cu numele secțiunii. Este afișat în mod activ la introducerea datelor numai dacă este activată opțiunea următoare.
Afișează titlul ca antet - Activarea opțiunii determină afișarea.
În cadrul unei secțiuni, câmpurile propriu-zise / câmpurile de introducere sunt create după același principiu. Ordinea poate fi rearanjată în orice moment, la fel ca în cazul secțiunii, prin atingere și mutare.
Titlul câmpului - Denumirea câmpului este afișată cu majuscule în timpul introducerii datelor. În cazul câmpurilor completate, denumirea este redusă corespunzător.
Câmp obligatoriu - Se poate stabili dacă este necesară introducerea unei valori în câmp pentru a salva sau a trimite. Anumite tipuri de câmpuri, cum ar fi comutatoarele, nu permit acest lucru prin definiție.
Salvarea și inserarea automată a datelor introduse de utilizator - Pentru a evita introducerea repetată a datelor, activarea acestei opțiuni permite salvarea pe dispozitivul utilizatorului a unui câmp deja completat. Dacă utilizatorul completează un alt formular de acest tip, câmpul este deja completat cu ultima valoare salvată.
Tipul și categoria câmpului - Aici se poate alege dintr-o varietate de tipuri de câmpuri. După completarea primelor formulare, acestea nu ar trebui modificate ulterior. Pe lângă câmpurile de introducere a datelor, există și câmpuri de afișare, care servesc doar ca informație.
Ascundere în cazul vizualizării restricționate - În secțiunea Autorizații se pot seta opțiuni speciale pentru afișarea câmpurilor. Printre acestea se numără, de exemplu, posibilitatea de a nu afișa toate câmpurile unui formular unui utilizator cu vizualizare restricționată. Dacă, de exemplu, un operator introduce un număr intern, utilizatorul obișnuit nu trebuie neapărat să îl vadă. Mai multe detalii despre acest lucru se găsesc la punctul menționat mai sus.
În funcție de câmpul selectat, vor apărea câmpuri de setări suplimentare. Acestea servesc, de obicei, la personalizarea mai specifică a tipurilor de câmpuri respective.
Utilizatori și grupuri de utilizatori asociate – Clasificare pentru autorizații de acces ulterioare
Pentru clasificarea ulterioară a autorizațiilor în funcție de utilizatori și grupuri, aici pot fi stocate informațiile corespunzătoare.
În măsura în care toți utilizatorii trebuie să poată crea date noi în formular și să le modifice (nu tipurile de formular), nu sunt necesare informații aici. Aceasta corespunde setării prestabilite.
Utilizatorii sunt creați prin adresa de e-mail și apăsarea semnului plus și apoi, dacă este necesar, sunt alocați unui grup de utilizatori. Sub celălalt punct de selecție de deasupra, „Formulare disponibile”, se pot stabili apoi în detaliu autorizațiile pentru utilizatori și grupuri în cadrul tipului de formular selectat.
Înregistrarea datelor sau completarea și modificarea formularelor
Tipurile de formulare publicate sunt afișate în vizualizarea principală pentru toți utilizatorii care au dreptul la acestea. Fiecare pentru a afișa toate formularele completate (Prezentare generală formular XY) sau pentru a crea formulare noi (Adăugare formular XY).
Prezentare generală formular XY – Formularele completate din prezentarea generală pot fi, de asemenea, editate prin clic pe ele. Cu condiția să aveți autorizația necesară. La început, se afișează doar datele introduse. Prin clic pe creionul din colțul din dreapta sus se poate începe editarea. Modificările duc, și în acest caz, în funcție de setări, la o notificare către utilizatorii sau grupurile de utilizatori înregistrate.
Pe lângă partajarea formularelor, adică trimiterea unui link direct către acestea, se poate efectua și o imprimare sau o exportare a datelor în format PDF. Pentru utilizatorii avansați, se pot seta drepturi special pentru acest formular individual. Meniul de opțiuni poate fi accesat prin simbolul cu trei puncte din colțul din dreapta sus.
Notă! În starea actuală a modulului, sunt afișate întotdeauna toate formularele disponibile pentru utilizator. O funcție de filtrare sau de căutare va fi disponibilă ulterior.
Adăugare formular XY - Când se apasă pe „Adăugare formular XY”, se accesează direct masca de introducere a formularului. Afișarea se bazează, desigur, pe câmpurile și secțiunile definite ale formularului.
Prin apăsarea butonului „Creați / Trimiteți” se generează un formular nou și se salvează datele în baza de date. Datele sunt stocate într-o bază de date bazată pe cloud. Dispozitivul utilizatorului stochează datele temporar, cel mult pentru acces rapid.
Sfaturi de utilizare
Legături simple – Opțiunile de meniu pentru adăugarea explicită sau prezentarea generală a formularelor respective pot fi, de asemenea, plasate mai ușor în aplicație prin intermediul celuilalt modul „Legătură inteligentă”, permițând astfel un acces mai ușor la acestea. Pentru aceasta, se salvează link-ul la poziția respectivă din aplicație în clipboard și se inserează din nou în setările „link-ului inteligent”. Astfel se creează o legătură directă către poziția respectivă.