Άρθρο βοήθειας
Ψηφιακή καταγραφή δεδομένων, συμπεριλαμβανομένης της βάσης δεδομένων – Εύκολη και απλή υλοποίηση της ψηφιοποίησης
Επιτύχετε μια ευέλικτη και ολοκληρωμένη ψηφιοποίηση. Μετατρέψτε τις μέχρι τώρα έντυπες ή και νέες ροές εργασίας σε μια νέα, αποδοτική μέθοδο. Καταγράψτε δεδομένα διαφόρων τύπων και συνδέστε τα μεταξύ τους. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να εφαρμόσετε τις πιο ευέλικτες λύσεις σε όλους τους πιθανούς κλάδους.
Με τη βοήθεια του επεκταμένου στοιχείου, μπορείτε να σχεδιάσετε διαφορετικά έντυπα με τμήματα και πεδία που ορίζετε εσείς οι ίδιοι. Η καταγραφή των δεδομένων μπορεί να γίνει δημόσια ή και προστατευμένα από χρήστες της εφαρμογής σας ή και από τους δικούς σας υπαλλήλους. Τα αποθηκευμένα δεδομένα αποθηκεύονται μόνιμα στην ενσωματωμένη βάση δεδομένων που βασίζεται στο cloud. Η προσαρμογή και η αλλαγή των συμπληρωμένων εντύπων μπορεί να γίνει ανά πάσα στιγμή αργότερα. Εάν χρειαστεί, η εφαρμογή σας στέλνει αυτόματα ειδοποιήσεις push και μέσω email για κάθε αλλαγή ή νέα δημιουργία.
Σε αντίθεση με τα άλλα στοιχεία, η προσαρμογή πραγματοποιείται για πρώτη φορά απευθείας μέσα στην εφαρμογή σας. Η συμβατική διαχείριση της εφαρμογής δεν είναι επομένως απαραίτητη. Αρκεί να ανοίξετε τη δική σας εφαρμογή και να συνδεθείτε σε αυτήν με την ίδια διεύθυνση email που χρησιμοποιείτε στη διαχείριση. Στη συνέχεια, στο δημιουργημένο στοιχείο μενού του στοιχείου εμφανίζεται το κουμπί «Διαχείριση», με το οποίο μπορούν να γίνουν οι ρυθμίσεις που περιγράφονται παρακάτω.
Η κύρια διαχείριση μέσα στην εφαρμογή
Διαθέσιμα έντυπα - Για την καταχώριση δεδομένων από τους χρήστες, πρέπει πρώτα να δημιουργηθούν οι αντίστοιχοι τύποι εντύπων. Με κάθε τύπο εντύπου που δημιουργείται, δημιουργείται ταυτόχρονα μια βάση δεδομένων για αποθήκευση, η οποία αποθηκεύει τα δεδομένα σας αξιόπιστα και με ασφάλεια στο cloud.
Σχετικοί χρήστες & ομάδες χρηστών - Εφόσον δεν επιθυμείτε να κάνετε τα έντυπα που έχετε δημιουργήσει διαθέσιμα σε όλους, μπορείτε να δημιουργήσετε προηγουμένως χρήστες και ομάδες μέσω αυτού του στοιχείου μενού, για μετέπειτα υποδιαίρεση των δικαιωμάτων.
Διαθέσιμα έντυπα - Ορισμός τύπων εντύπων
Στην επάνω επισκόπηση εμφανίζονται πάντα όλοι οι τύποι φορμών που έχουν οριστεί στο στοιχείο. Οι τύποι που έχουν δημιουργηθεί μπορούν να εξαχθούν και να εισαχθούν εύκολα. Αυτό επιτρέπει την επαναχρησιμοποίηση και τη μεταφορά τύπων φορμών σε άλλες ή στην ίδια εφαρμογή. Οι αντίστοιχες επιλογές μενού και επιλογές βρίσκονται συνήθως πάνω δεξιά, στο σύμβολο με τις τρεις τελείες.
Μέσω του συμβόλου «+» στην επάνω δεξιά γωνία μπορείτε να δημιουργήσετε έναν νέο τύπο φόρμας. Για την επεξεργασία υφιστάμενων τύπων αρκεί ένα κλικ στον εκάστοτε εμφανιζόμενο τύπο.
Σημείωση! Η εισαγωγή δεδομένων και η ενεργοποίηση κουμπιών οδηγεί πάντα αυτόματα στην αποθήκευση των αλλαγών. Μέσω του κουμπιού «Πίσω» πάνω αριστερά επιστρέφετε πάντα στο προηγούμενο επίπεδο.
Τίτλος της φόρμας - Αντιστοιχεί στον τίτλο του τύπου φόρμας που εμφανίζεται.
Ορισμός ξεχωριστών δικαιωμάτων - Με την ενεργοποίηση της επιλογής, είναι δυνατή η λεπτομερής ρύθμιση των δικαιωμάτων πρόσβασης στα δεδομένα της φόρμας. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε, για παράδειγμα, να ορίσετε ότι μόνο οι συνδεδεμένοι χρήστες μπορούν να καταχωρούν δεδομένα αυτού του τύπου ή ότι μόνο οι χρήστες μπορούν να βλέπουν τα δικά τους δεδομένα, ενώ τα δεδομένα των άλλων χρηστών παραμένουν κρυφά. Η οθόνη ρυθμίσεων απαιτεί εκτεταμένες γνώσεις σχετικά με θέματα δικαιωμάτων. Εάν έχετε απορίες, μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί μας. Κατά τη διάρκεια της ανάπτυξης, θα σας προσφέρουμε απλοποιήσεις σε αυτό το σημείο.
Ειδοποίηση των σχετικών χρηστών κατά τη δημιουργία/επεξεργασία περιεχομένου - Εάν επιθυμείτε να ειδοποιούνται οι χρήστες σε περίπτωση νέων δεδομένων ή αλλαγών, μπορείτε να ενεργοποιήσετε αυτή τη λειτουργία. Με την ενεργοποίηση εμφανίζονται επιπλέον πεδία, στα οποία καταχωρίζονται οι ομάδες χρηστών ή οι χρήστες για τις ειδοποιήσεις.
Δημοσίευση / Κοινοποίηση - Για να καταστεί διαθέσιμος ο τύπος φόρμας και, συνεπώς, να επιτραπεί η εισαγωγή δεδομένων, πρέπει να ενεργοποιηθεί αυτή η επιλογή.
Να επιτρέπονται αντιδράσεις όπως «Μου αρέσει» ή σχόλια - Κάτω από κάθε συμπληρωμένη φόρμα μπορείτε να επιτρέψετε προαιρετικά σχόλια και ενδείξεις «Μου αρέσει». Η ενεργοποίηση επιτρέπει στους χρήστες να τα χρησιμοποιούν κάτω από τον τύπο φόρμας.
Ενότητες και πεδία εισαγωγής / Τύποι πεδίων
Τα έντυπα αποτελούνται πάντα από ενότητες και τα πεδία τους. Μια ενότητα φέρει απλώς μια ονομασία, η οποία μπορεί προαιρετικά να εμφανιστεί αργότερα κατά την εισαγωγή δεδομένων. Ένας τύπος εντύπου μπορεί επίσης να περιέχει μόνο μία ενότητα με όλα τα πεδία.
Η δημιουργία ενοτήτων γίνεται επίσης μέσω του σημείου συν στην επάνω δεξιά γωνία.
Τίτλος της ενότητας της φόρμας - Συνώνυμο με το όνομα της ενότητας. Εμφανίζεται ενεργό κατά την εισαγωγή δεδομένων μόνο εάν ενεργοποιηθεί η επόμενη επιλογή.
Εμφάνιση τίτλου ως επικεφαλίδα - Η ενεργοποίηση οδηγεί στην εμφάνιση.
Μέσα σε μια ενότητα, τα πραγματικά πεδία / πεδία εισαγωγής δημιουργούνται επίσης με τον ίδιο τρόπο. Η σειρά μπορεί να αναδιαταχθεί ανά πάσα στιγμή, όπως και στην ενότητα, πατώντας και μετακινώντας τα πεδία.
Τίτλος του πεδίου - Η ονομασία του πεδίου εμφανίζεται με κεφαλαία γράμματα κατά την εισαγωγή. Όταν τα πεδία συμπληρωθούν, η ονομασία εμφανίζεται με μικρά γράμματα.
Υποχρεωτικό πεδίο - Εάν απαιτείται εισαγωγή στο πεδίο για αποθήκευση ή αποστολή, μπορεί να καθοριστεί με αυτό. Ορισμένοι τύποι πεδίων, όπως π.χ. οι διακόπτες εναλλαγής, δεν το επιτρέπουν εξ ορισμού.
Αποθήκευση και αυτόματη εισαγωγή εισόδων χρήστη - Για να αποφευχθούν επαναλαμβανόμενες εισόδους, η ενεργοποίηση επιτρέπει την αποθήκευση μιας ήδη συμπληρωμένης εισόδου στη συσκευή του χρήστη. Εάν ο χρήστης συμπληρώσει τώρα ένα άλλο έντυπο αυτού του είδους, το πεδίο είναι ήδη συμπληρωμένο με την τελευταία αποθηκευμένη τιμή.
Είδος και τύπος του πεδίου - Εδώ μπορείτε να επιλέξετε από μια ποικιλία τύπων πεδίων. Μετά τη συμπλήρωση των πρώτων φορμών, αυτά δεν θα πρέπει να αλλάξουν στη συνέχεια. Εκτός από τα πεδία εισαγωγής, υπάρχουν επίσης πεδία απλής εμφάνισης, τα οποία χρησιμεύουν μόνο για ενημερωτικούς σκοπούς.
Απόκρυψη σε περιορισμένη προβολή - Στην ενότητα Δικαιώματα μπορείτε να ορίσετε ειδικές ρυθμίσεις για την εμφάνιση των πεδίων. Μεταξύ αυτών υπάρχει, για παράδειγμα, η δυνατότητα να μην εμφανίζονται όλα τα πεδία μιας φόρμας σε έναν χρήστη με περιορισμένη προβολή. Αν, για παράδειγμα, ένας υπάλληλος εισάγει έναν εσωτερικό αριθμό, τότε ο συνηθισμένος χρήστης δεν χρειάζεται απαραίτητα να τον δει. Περισσότερες πληροφορίες σχετικά με αυτό μπορείτε να βρείτε στην προαναφερθείσα ενότητα παραπάνω.
Ανάλογα με το επιλεγμένο πεδίο, εμφανίζονται επιπλέον πεδία ρυθμίσεων. Αυτά χρησιμεύουν συνήθως για την πιο εξειδικευμένη προσαρμογή των αντίστοιχων τύπων πεδίων.
Σχετικοί χρήστες & ομάδες χρηστών - Κατανομή για μετέπειτα δικαιώματα πρόσβασης
Για τη μετέπειτα υποδιαίρεση των δικαιωμάτων ανά χρήστες και ομάδες, μπορούν να καταχωρηθούν εδώ οι αντίστοιχες πληροφορίες.
Εφόσον επιθυμείτε να είναι δυνατή η δημιουργία νέων δεδομένων φόρμας και η τροποποίηση (όχι τύπων φόρμας) από όλους τους χρήστες, δεν απαιτούνται πληροφορίες εδώ. Αυτό αντιστοιχεί στην προκαθορισμένη ρύθμιση.
Οι χρήστες δημιουργούνται μέσω της διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους και πατώντας το σύμβολο «+» και, στη συνέχεια, αν χρειαστεί, αντιστοιχίζονται σε μια ομάδα χρηστών. Κάτω από το άλλο σημείο επιλογής που βρίσκεται πάνω από αυτό, «Διαθέσιμα έντυπα», μπορούν στη συνέχεια να καθοριστούν λεπτομερώς τα δικαιώματα για τους χρήστες και τις ομάδες εντός του επιλεγμένου τύπου εντύπου.
Η καταχώριση δεδομένων ή η συμπλήρωση και η τροποποίηση των εντύπων
Οι δημοσιευμένοι τύποι φορμών εμφανίζονται στην κύρια προβολή για όλους τους χρήστες που έχουν το δικαίωμα πρόσβασης. Είτε για την εμφάνιση όλων των συμπληρωμένων φορμών (Επισκόπηση φόρμας XY) είτε για τη δημιουργία νέων φορμών (Προσθήκη φόρμας XY).
Επισκόπηση φόρμας XY - Οι συμπληρωμένες φόρμες από την επισκόπηση μπορούν επίσης να υποστούν επεξεργασία με ένα κλικ πάνω τους. Υπό την προϋπόθεση ότι διαθέτετε τα δικαιώματα. Αρχικά εμφανίζονται μόνο οι καταχωρήσεις. Με το κλικ στο μολύβι πάνω δεξιά μπορείτε να ξεκινήσετε την επεξεργασία. Οι αλλαγές οδηγούν και εδώ, ανάλογα με τη ρύθμιση, σε μια ειδοποίηση προς τους καταχωρημένους χρήστες ή ομάδες χρηστών.
Εκτός από την κοινή χρήση των εντύπων, δηλαδή την αποστολή ενός απευθείας συνδέσμου προς αυτά, μπορεί επίσης να πραγματοποιηθεί εκτύπωση ή εξαγωγή των δεδομένων σε μορφή PDF. Για προχωρημένους χρήστες, μπορούν επίσης να οριστούν δικαιώματα ειδικά για αυτό το μεμονωμένο έντυπο. Το μενού επιλογών είναι προσβάσιμο μέσω του εικονιδίου με τις τρεις κουκκίδες επάνω δεξιά.
Σημείωση! Στην τρέχουσα έκδοση του στοιχείου εμφανίζονται πάντα όλα τα έντυπα που είναι διαθέσιμα για τον χρήστη. Μια λειτουργία φίλτρου ή αναζήτησης θα προστεθεί αργότερα.
Προσθήκη φόρμας XY - Πατώντας «Προσθήκη φόρμας XY» μεταφέρεστε απευθείας στην οθόνη εισαγωγής της φόρμας. Η διάταξη εξαρτάται φυσικά από τα καθορισμένα πεδία και τις ενότητες της φόρμας.
Πατώντας «Δημιουργία / Αποστολή» δημιουργείται ένα νέο έντυπο και αποθηκεύονται τα δεδομένα στη βάση δεδομένων. Τα δεδομένα αποθηκεύονται σε βάση δεδομένων που βασίζεται στο cloud. Η συσκευή του χρήστη αποθηκεύει τα δεδομένα προσωρινά μόνο για γρήγορη πρόσβαση.
Συμβουλές χρήσης
Απλή δημιουργία συνδέσμων - Οι επιλογές μενού για τη ρητή προσθήκη ή την επισκόπηση των αντίστοιχων εντύπων μπορούν επίσης να τοποθετηθούν πιο στοχευμένα στην εφαρμογή μέσω του άλλου στοιχείου «Έξυπνος σύνδεσμος», επιτρέποντας έτσι ευκολότερη πρόσβαση σε αυτά. Για το σκοπό αυτό, αποθηκεύετε τον σύνδεσμο στη συγκεκριμένη θέση στην εφαρμογή προσωρινά στα πρόχειρα και στη συνέχεια τον επανεισάγετε στις ρυθμίσεις της «έξυπνης σύνδεσης». Με αυτόν τον τρόπο δημιουργείτε μια άμεση σύνδεση με την εν λόγω θέση.