Članek s pomočjo
Digitalno zajemanje podatkov, vključno z bazo podatkov – enostavna in preprosta digitalizacija
Omogočite si prilagodljivo in celovito digitalizacijo. Preoblikujte dosedanje papirne ali tudi nove delovne procese v nov, učinkovit način dela. Zbirajte različne vrste podatkov in jih med seboj povezujte. Na ta način lahko uresničite najrazličnejše rešitve v vseh možnih panogah.
S pomočjo razširjenega modula oblikujte različne obrazce s posebej opredeljenimi oddelki in polji. Zbiranje podatkov lahko poteka javno ali pa je zaščiteno s strani uporabnikov vaše aplikacije ali vaših lastnih zaposlenih. Shranjeni podatki se trajno shranijo v integrirani podatkovni bazi v oblaku. Izpolnjene obrazce je mogoče kadarkoli kasneje prilagoditi in spremeniti. Po potrebi vaša aplikacija samodejno pošilja obvestila prek push sporočil in e-pošte ob vsaki spremembi ali novem vnosu.
V primerjavi z drugimi gradniki se prilagajanje prvič izvede neposredno znotraj vaše aplikacije. Zato običajno upravljanje aplikacije ni potrebno. Zadošča, da odprete lastno aplikacijo in se v njej prijavite z istim e-poštnim naslovom kot v upravljanju. Nato se v ustvarjeni menijski točki gradnika prikaže gumb »Upravljanje«, s katerim lahko izvedete nastavitve, opisane v nadaljevanju.
Glavno upravljanje znotraj aplikacije
Razpoložljivi obrazci – Za vnos podatkov s strani uporabnikov je treba najprej ustvariti ustrezne vrste obrazcev. Z vsako ustvarjeno vrsto obrazca se hkrati ustvari baza podatkov za shranjevanje, ki vaše podatke zanesljivo in varno shrani v oblaku.
Povezani uporabniki in skupine uporabnikov – če ne želite, da so vaši ustvarjeni obrazci na voljo vsem, lahko prek te menijske točke vnaprej ustvarite uporabnike in skupine za poznejšo razdelitev pooblastil.
Razpoložljivi obrazci – opredelitev vrst obrazcev
V zgornjem pregledu so vedno prikazane vse vrste obrazcev, opredeljene v gradniku. Enkrat ustvarjene vrste se lahko enostavno izvozijo in uvozijo. To omogoča ponovno uporabo in prenos vrst obrazcev v drugo ali isto aplikacijo. Ustrezne menijske točke in možnosti se običajno nahajajo pod simbolom treh pik v zgornjem desnem kotu.
Z znakom plusa v zgornjem desnem kotu lahko ustvarite nov tip obrazca. Za urejanje obstoječih tipov zadostuje klik na prikazani tip.
Opomba! Vneseni podatki in pritiskanje gumbov vedno samodejno shranijo spremembe. S klikom na gumb Nazaj v zgornjem levem kotu se vedno vrnete na zgornjo raven.
Naslov obrazca – ustreza prikazanemu naslovu vrste obrazca.
Določitev posebnih pooblastil – z aktiviranjem te možnosti je mogoča natančna nastavitev pooblastil za dostop do podatkov v obrazcu. S tem lahko na primer določite, da lahko podatke tega tipa vnašajo le prijavljeni uporabniki ali da lahko uporabniki vidijo le lastne vnesene podatke, podatki drugih pa so skriti. Okno za nastavitve zahteva poglobljeno znanje o problematiki pooblastil. Če imate v zvezi s tem kakršna koli vprašanja, se lahko z veseljem obrnete na nas. V teku razvoja vam bomo tukaj ponudili poenostavitve.
Obveščanje zadevnih uporabnikov ob ustvarjanju/urejanju vsebin – če želite, da se uporabniki obveščajo o novih podatkih ali spremembah, lahko to aktivirate. Z aktiviranjem se prikažejo dodatna polja, v katera vnesete skupine uporabnikov ali posamezne uporabnike za obveščanje.
Objava / sprostitev – za omogočanje dostopa do vrste obrazca in s tem za sprostitev vnosa podatkov je treba aktivirati to možnost.
Dovoli odzive, kot so »Všeč mi je« ali komentarji – Pod vsakim izpolnjenim obrazcem je mogoče omogočiti komentarje in označbe »Všeč mi je«. Aktiviranje to uporabnikom omogoči pod vrsto obrazca.
Oddelki in vnosna polja / vrste polj
Obrazci so vedno sestavljeni iz odsekov in njihovih polj. Odsek ima le ime, ki se lahko po želji kasneje prikaže ob vnosu podatkov. Vrsta obrazca lahko vsebuje tudi le en odsek z vsemi polji.
Oddelke ustvarite prav tako s klikom na znak plus v zgornjem desnem kotu.
Naslov odseka obrazca – enakovreden imenu odseka. Pri vnosu podatkov se prikaže le, če je aktivirana naslednja možnost.
Prikaži naslov kot naslov – z aktivacijo se prikaže.
Znotraj odseka se nato po istem principu ustvarijo tudi dejanska polja / polja za vnos. Vrstni red se lahko, tako kot pri odseku, kadarkoli preuredi s tapom in premikanjem.
Naslov polja – Ime polja se pri poljih med vnosom najprej prikaže z velikimi črkami. Pri izpolnjenih poljih se ime ustrezno pomanjša.
Obvezno polje – če je za shranjevanje ali pošiljanje potrebno vnos v polje, se to lahko določi. Nekateri tipi polj, kot so npr. preklopna stikala, tega po definiciji ne omogočajo.
Shranjevanje uporabniških vnosov in samodejno vstavljanje – da se lahko izogne ponavljajočim vnosom, omogoča aktiviranje shranjevanja že izpolnjenega polja na uporabnikovi napravi. Če uporabnik zdaj izpolni še en obrazec te vrste, je polje že izpolnjeno z zadnjo shranjeno vrednostjo.
Vrsta in tip polja – Tukaj lahko izbirate med številnimi tipi polj. Po izpolnitvi prvih obrazcev se ti v nadaljevanju ne smejo več spreminjati. Poleg polj za vnos obstajajo tudi polja, ki so namenjena izključno prikazu in služijo le za informacijo.
Skriti pri omejenem pogledu – V področju Pooblastila lahko določite posebne nastavitve za prikaz polj. Med njimi je npr. možnost, da uporabniku z omejenim pogledom ne prikažete vseh polj obrazca. Če npr. referent vnese notranjo številko, jo običajni uporabnik ne nujno mora videti. Več o tem si lahko preberete v zgoraj navedeni točki.
Glede na izbrano polje se prikažejo dodatna polja za nastavitve. Ta večinoma služijo za podrobnejšo prilagoditev posameznih tipov polj.
Povezani uporabniki in skupine uporabnikov – razvrstitev za poznejše dostopne pravice
Za poznejšo razdelitev pravic po uporabnikih in skupinah lahko tukaj vnesete ustrezne podatke.
Če naj bi bilo vsem uporabnikom omogočeno ustvarjanje novih podatkov v obrazcih in njihovo spreminjanje (ne pa vrst obrazcev), tu ni potrebno vnašati nobenih podatkov. To ustreza prednastavljeni nastavitvi.
Uporabniki se ustvarijo prek njihovega e-poštnega naslova in s klikom na znak plus, nato pa se po potrebi dodelijo uporabniški skupini. Pod drugo izbiro nad tem, »Razpoložljivi obrazci«, se nato za uporabnike in skupine lahko podrobno določijo pravice znotraj izbrane vrste obrazca.
Vnos podatkov oziroma izpolnjevanje in spreminjanje obrazcev
Objavljene vrste obrazcev se prikažejo v glavnem pogledu za vse uporabnike, ki so za to pooblaščeni. Vsakokrat za prikaz vseh izpolnjenih obrazcev (Pregled obrazca XY) ali pa za ustvarjanje novih obrazcev (Dodaj obrazec XY).
Pregled obrazca XY – Izpolnjene obrazce iz pregleda je mogoče s klikom nanje tudi naknadno urejati. Pod pogojem, da imate ustrezna pooblastila. Sprva se prikažejo le vneseni podatki. S klikom na svinčnik v zgornjem desnem kotu lahko začnete z urejanjem. Spremembe tudi tukaj, odvisno od nastavitev, povzročijo obvestilo shranjenim uporabnikom ali skupinam uporabnikov.
Poleg deljenja obrazcev, tj. pošiljanja neposredne povezave do njih, je mogoče podatke tudi natisniti ali izvoziti v PDF. Napredni uporabniki lahko določijo tudi pooblastila posebej za ta posamezni obrazec. Do menija z možnostmi pridete prek simbola treh pik v zgornjem desnem kotu.
Opomba! V trenutni različici modula so vedno prikazani vsi obrazci, ki so na voljo uporabniku. Funkcija filtriranja oziroma iskanja bo na voljo kasneje.
Dodaj obrazec XY – s klikom na Dodaj obrazec XY se neposredno preusmerite v vnosno masko obrazca. Razpored se seveda prilagaja opredeljenim poljem in oddelkom obrazca.
S klikom na »Ustvari / Pošlji« se ustvari nov obrazec in podatki se shranijo v bazo podatkov. Podatki se shranijo v bazo podatkov v oblaku. Naprava uporabnika podatke v najboljšem primeru shranjuje le začasno za hiter dostop.
Nasveti za uporabo
Enostavno povezovanje – Menijske točke za eksplicitno dodajanje ali preglede posameznih obrazcev se lahko po želji enostavneje namestijo v aplikaciji prek drugega gradnika »Pametno povezovanje«, kar omogoča lažji dostop do njih. Za to shranite povezavo na ustrezno mesto v aplikaciji v odložišče in jo nato ponovno vstavite v nastavitvah »pametne povezave«. S tem ustvarite neposredno povezavo do navedenega mesta.