Help-artikel
Digitale gegevensverzameling inclusief database – digitalisering eenvoudig en gemakkelijk implementeren
Maak flexibele en uitgebreide digitalisering mogelijk. Zet tot nu toe papieren of ook nieuwe werkprocessen om naar een nieuwe, efficiënte werkwijze. Leg verschillende soorten gegevens vast en koppel deze aan elkaar. Zo kunnen de meest veelzijdige oplossingen in alle denkbare sectoren worden geïmplementeerd.
Met behulp van de uitgebreide module ontwerpt u verschillende formulieren met zelfgedefinieerde secties en velden. De gegevens kunnen openbaar of beveiligd worden ingevoerd door gebruikers van uw app of door uw eigen medewerkers. De opgeslagen gegevens worden permanent bewaard in de geïntegreerde clouddatabase. Aangepaste en gewijzigde formulieren kunnen later altijd worden aangepast. Indien nodig verstuurt uw app automatisch push- en e-mailmeldingen bij elke wijziging of aanmaak.
In tegenstelling tot de andere bouwstenen vindt de aanpassing voor het eerst rechtstreeks binnen uw app plaats. Het traditionele app-beheer is dus niet nodig. Het volstaat om uw eigen app te openen en u daarin aan te melden met hetzelfde e-mailadres als in het beheer. Vervolgens wordt in het aangemaakte menu-item van de bouwsteen de knop "Beheren" zichtbaar, waarmee de hieronder beschreven instellingen kunnen worden uitgevoerd.
Het hoofdbeheer binnen de app
Beschikbare formulieren - Voor het invoeren van gegevens door gebruikers moeten eerst de juiste formulieren worden aangemaakt. Bij elk aangemaakt formulier wordt tegelijkertijd een database aangemaakt voor de opslag, die uw gegevens betrouwbaar en veilig in de cloud opslaat.
Bijbehorende gebruikers & gebruikersgroepen - Als u uw aangemaakte formulieren niet voor iedereen beschikbaar wilt maken, kunt u via dit menu-item vooraf gebruikers en groepen aanmaken voor een latere indeling van de rechten.
Beschikbare formulieren - Formulartypen definiëren
In het bovenste overzicht worden altijd alle in de module gedefinieerde formulartypen weergegeven. Eenmaal aangemaakte typen kunnen gemakkelijk worden geëxporteerd en geïmporteerd. Dit maakt het mogelijk om formulartypen te hergebruiken en over te dragen naar andere of dezelfde app. De bijbehorende menu-items en opties zijn meestal te vinden via het driepuntssymbool rechtsboven.
Via het plusteken rechtsboven kunt u een nieuw formuliertype aanmaken. Om bestaande formuliertypes te bewerken, volstaat een klik op het betreffende type.
Let op! Het invoeren van gegevens en het klikken op knoppen leidt altijd automatisch tot het opslaan van de wijzigingen. Via de terugknop linksboven keert u altijd terug naar het bovenliggende niveau.
Titel van het formulier - Komt overeen met de weergegeven titel van het formuliertype.
Afzonderlijke machtigingen instellen - Door deze optie te activeren, is een zeer gedetailleerde aanpassing van de machtigingen voor toegang tot de formuliergegevens mogelijk. Hiermee kan bijvoorbeeld worden bepaald dat alleen aangemelde gebruikers gegevens van dit type mogen invoeren, of dat alleen gebruikers hun eigen aangemaakte gegevens zien en die van anderen worden verborgen. Het instellingsscherm vereist uitgebreide kennis van machtigingskwesties. Mocht u hier vragen over hebben, neem dan gerust contact met ons op. In de loop van de ontwikkeling zullen we u hier vereenvoudigingen aanbieden.
Bij het aanmaken/bewerken van inhoud, betreffende gebruikers op de hoogte stellen - Als gebruikers op de hoogte moeten worden gesteld van nieuw aangemaakte gegevens of wijzigingen, kan dit hier worden geactiveerd. Door de activering verschijnen er extra velden waarin de gebruikersgroepen of gebruikers voor meldingen kunnen worden ingevuld.
Publiceren / vrijgeven - Om het formuliertype beschikbaar te maken en daarmee de gegevensinvoer vrij te geven, moet deze optie worden geactiveerd.
Reacties zoals "Vind ik leuk" of opmerkingen toestaan - Onder elk ingevuld formulier kunnen naar keuze opmerkingen en "Vind ik leuk"-aanduidingen worden toegestaan. Als dit wordt geactiveerd, kunnen gebruikers deze onder het formuliertype plaatsen.
Secties en invoervelden / veldtypen
Formulieren bestaan altijd uit secties en de bijbehorende formuliervelden. Een sectie heeft alleen een naam, die desgewenst later bij het invoeren van gegevens kan worden weergegeven. Een formuliertype kan ook slechts één sectie met alle velden bevatten.
Secties worden eveneens aangemaakt via het plusteken rechtsboven.
Titel van het formuliergedeelte - Dit is hetzelfde als de naam van het gedeelte. Wordt alleen weergegeven bij het invoeren van gegevens als de volgende optie is ingeschakeld.
Titel als koptekst weergeven - Door deze optie te activeren, wordt de titel weergegeven.
Binnen een sectie worden vervolgens volgens hetzelfde principe ook de eigenlijke velden / invoervelden aangemaakt. De volgorde kan, net als bij de sectie, op elk moment worden gewijzigd door erop te tikken en te verslepen.
Titel van het veld - De naam van het veld wordt bij velden tijdens het invoeren eerst in hoofdletters weergegeven. Bij ingevulde velden wordt de naam dienovereenkomstig verkleind.
Verplicht veld - Hiermee kan worden bepaald of invoer in het veld vereist is om op te slaan of te verzenden. Sommige veldtypen, zoals bijvoorbeeld keuzeschakelaars, staan dit per definitie niet toe.
Gebruikersinvoer opslaan en automatisch invoegen - Om herhaalde invoer te voorkomen, maakt de activering het mogelijk om een reeds ingevuld veld op het apparaat van de gebruiker op te slaan. Als de gebruiker nu een ander formulier van dit type invult, is het veld al ingevuld met de laatst opgeslagen waarde.
Soort en type van het veld - Hier kan uit een groot aantal veldtypen worden gekozen. Na het invullen van de eerste formulieren zou dit later niet meer gewijzigd moeten worden. Naast invoervelden zijn er ook louter weergavevelden, die uitsluitend ter informatie dienen.
Verbergen bij beperkte weergave - Onder het gedeelte 'Bevoegdheden' kunnen speciale instellingen voor de weergave van velden worden vastgelegd. Daaronder is er bijvoorbeeld de mogelijkheid om een gebruiker met beperkte weergave niet alle velden van een formulier te tonen. Als bijvoorbeeld een medewerker een intern nummer invoert, hoeft de gewone gebruiker dit niet per se te zien. Meer informatie hierover vindt u onder het genoemde punt hierboven.
Afhankelijk van het geselecteerde veld worden er meer instellingsvelden zichtbaar. Deze dienen meestal voor de meer specifieke aanpassing van de betreffende veldtypen.
Bijbehorende gebruikers & gebruikersgroepen - Indeling voor latere toegangsrechten
Voor de latere indeling van rechten naar gebruikers en groepen kunnen hier de betreffende gegevens worden opgeslagen.
Als alle gebruikers de mogelijkheid moeten hebben om nieuwe formuliergegevens aan te maken en te wijzigen (geen formuliersoorten), zijn hier geen gegevens vereist. Dit komt overeen met de standaardinstelling.
Gebruikers worden aangemaakt via hun e-mailadres en door op het plusteken te klikken, en vervolgens indien nodig aan een gebruikersgroep toegewezen. Onder het andere selectiepunt daarboven, "Beschikbare formulieren", kunnen vervolgens voor de gebruikers en groepen de rechten binnen het geselecteerde formuliertype in detail worden vastgelegd.
Het vastleggen van gegevens of het invullen en wijzigen van de formulieren
Gepubliceerde formuliersoorten worden in het hoofdscherm weergegeven voor alle gebruikers die daarvoor bevoegd zijn. Dit kan zijn om alle ingevulde formulieren weer te geven (Formulier XY-overzicht) of om nieuwe formulieren aan te maken (Formulier XY toevoegen).
Formulier XY-overzicht - Ingevulde formulieren uit het overzicht kunnen ook worden bewerkt door erop te klikken. Voorwaarde is dat men over de bevoegdheid beschikt. In eerste instantie worden alleen de invoergegevens weergegeven. Door op het potlood rechtsboven te klikken, kan met de bewerking worden begonnen. Wijzigingen leiden ook hier, afhankelijk van de instellingen, tot een melding aan de geregistreerde gebruikers of gebruikersgroepen.
Naast het delen van de formulieren, dat wil zeggen het verzenden van een directe link ernaar, kunnen de gegevens ook worden afgedrukt of als PDF worden geëxporteerd. Voor gevorderde gebruikers kunnen ook de rechten specifiek voor dit afzonderlijke formulier worden ingesteld. Het optiemenu is te bereiken via het driepuntssymbool rechtsboven.
Let op! In de huidige versie van de module worden altijd alle voor de gebruiker beschikbare formulieren weergegeven. Een filter- of zoekfunctie zal in een later stadium beschikbaar zijn.
Formulier XY toevoegen - Als u op Formulier XY toevoegen tikt, gaat u direct naar het invoerscherm van het formulier. De indeling is uiteraard afhankelijk van de gedefinieerde formuliervelden en secties.
Door op "Aanmaken / Verzenden" te klikken, wordt een nieuw formulier aangemaakt en worden de gegevens in de database opgeslagen. De gegevens worden opgeslagen in een cloudgebaseerde database. Het apparaat van de gebruiker slaat de gegevens hooguit tijdelijk op voor snelle toegang.
Tips voor het gebruik
Eenvoudig koppelen - De menu-items voor het expliciet toevoegen of overzichten van de betreffende formulieren kunnen ook, naar keuze, eenvoudiger via de andere bouwsteen "Slimme koppeling" gerichter in de app worden ondergebracht en zo een gemakkelijkere toegang daartoe mogelijk maken. Hiervoor slaat u de link op de betreffende positie in de app kortstondig op in het klembord en voegt u deze vervolgens weer in bij de instellingen van de "slimme koppeling". Zo creëert u een directe koppeling naar de betreffende positie.