Hjälpartikel
Digital datainsamling inklusive databas – genomför digitaliseringen enkelt och smidigt
Satsa på en flexibel och heltäckande digitalisering. Omvandla tidigare pappersbaserade eller helt nya arbetsflöden till ett nytt, effektivt arbetssätt. Registrera olika typer av data och koppla samman dem. På så sätt kan de mest mångsidiga lösningarna implementeras inom alla tänkbara branscher.
Med hjälp av det utökade modulen kan du utforma olika formulär med egendefinierade avsnitt och fält. Datainsamlingen kan ske offentligt eller skyddat av användare av din app eller av dina egna medarbetare. De lagrade uppgifterna sparas permanent i den integrerade molnbaserade databasen. De ifyllda formulären kan anpassas och ändras när som helst senare. Vid behov skickar din app automatiskt push- och e-postmeddelanden vid varje ändring eller ny skapelse.
Till skillnad från de andra modulerna sker anpassningen först direkt i din app. Den traditionella apphanteringen är därmed inte nödvändig. Det räcker att öppna din egen app och logga in med samma e-postadress som i administrationen. Därefter visas knappen "Hantera" i modulens skapade menyalternativ, med vilken de nedan beskrivna inställningarna kan göras.
Huvudhanteringen i appen
Tillgängliga formulär – För att användare ska kunna registrera data måste motsvarande formulärtyper skapas i förväg. För varje formulärtyp som skapas skapas samtidigt en databas för lagring, som lagrar dina data på ett tillförlitligt och säkert sätt i molnet.
Tillhörande användare och användargrupper – Om du inte vill göra dina skapade formulär tillgängliga för alla kan du skapa användare och grupper i förväg via denna menypunkt för att senare kunna dela upp behörigheterna.
Tillgängliga formulär – Definiera formulärtyper
I översikten högst upp visas alltid alla formulärtyper som definierats i modulen. En gång skapade typer kan enkelt exporteras och importeras. Detta möjliggör återanvändning och överföring av formulärtyper till andra eller samma app. Motsvarande menyalternativ och alternativ hittas oftast via trepunktssymbolen uppe till höger.
Med plustecknet uppe till höger kan du skapa en ny formulärtyp. För att redigera befintliga räcker det med ett klick på respektive typ.
Obs! Inmatade data och aktivering av knappar leder alltid automatiskt till att ändringarna sparas. Med tillbaka-knappen uppe till vänster återgår man alltid till den överordnade nivån.
Formulärets titel – Motsvarar den visade titeln för formulärtypen.
Ställa in särskilda behörigheter – Genom att aktivera alternativet blir det möjligt att göra en finjustering av behörigheterna för åtkomst till formulärdata. På så sätt kan man t.ex. ställa in att endast inloggade användare får registrera data av denna typ, eller att endast användare får se de data de själva har skapat och att andras data döljs. Inställningsmasken kräver mer omfattande kunskaper om behörighetsfrågor. Om du har frågor är du välkommen att kontakta oss. Under utvecklingens gång kommer vi att erbjuda förenklingar här.
Meddela berörda användare vid skapande/redigering av innehåll – Om användare ska meddelas vid nyinlagda data eller ändringar kan detta aktiveras här. Genom aktiveringen visas ytterligare fält som respektive tar upp användargrupper eller användare för meddelanden.
Publicera/godkänna – För att göra formulärtypen tillgänglig och därmed godkänna datainmatningen måste denna alternativ aktiveras.
Tillåt reaktioner som ”Gilla” eller kommentarer – Under varje ifyllt formulär kan du välja att tillåta kommentarer och ”Gilla”-markeringar. Om du aktiverar detta kan användarna sedan använda dessa under formulärtypen.
Avsnitt och inmatningsfält / fälttyper
Formulär består alltid av avsnitt och deras formulärfält. Ett avsnitt har endast en benämning som valfritt kan visas senare vid datainmatning. En formulärtyp kan också innehålla endast ett avsnitt med alla fält.
Avsnitt skapas också via plustecknet uppe till höger.
Formuläravsnittets titel – Motsvarar avsnittets namn. Visas endast vid datainmatning om nästa alternativ är aktiverat.
Visa titel som rubrik – Visas när alternativet aktiveras.
Inom ett avsnitt skapas sedan de egentliga fälten/inmatningsfälten enligt samma princip. Ordningen kan, precis som för avsnittet, när som helst ändras genom att trycka på och flytta.
Fältets titel – Fältets benämning visas först med versaler under inmatningen. När fälten är ifyllda förminskas benämningen i enlighet därmed.
Obligatoriskt fält – Om en inmatning i fältet är nödvändig för att spara eller skicka kan detta anges här. Vissa fälttyper, t.ex. växlingsknappar, tillåter detta inte per definition.
Spara användarinmatningar och infoga automatiskt – För att undvika återkommande inmatningar gör aktiveringen det möjligt att spara en redan ifylld fält på användarens enhet. Om användaren nu fyller i ytterligare ett formulär av denna typ är fältet redan ifyllt med det senast sparade värdet.
Fältets art och typ – Här kan man välja mellan en mängd olika fälttyper. Efter att de första formulären har fyllts i bör dessa inte ändras senare. Förutom inmatningsfält finns det också rena visningsfält som endast tjänar som information.
Dölj vid begränsad vy – Under avsnittet Behörigheter kan du ställa in särskilda inställningar för hur fälten ska visas. Där finns till exempel möjligheten att inte visa alla fält i ett formulär för en användare med begränsad åtkomst. Om till exempel en handläggare anger ett internt nummer behöver den vanliga användaren inte nödvändigtvis se det. Mer information om detta finns under nämnda punkt ovan.
Beroende på vilket fält som väljs visas ytterligare inställningsfält. Dessa används oftast för mer specifika anpassningar av respektive fälttyp.
Tillhörande användare och användargrupper – indelning för senare åtkomstbehörigheter
Här kan motsvarande uppgifter lagras för senare indelning av behörigheter efter användare och grupper.
Om alla användare ska kunna skapa nya formulärdata och ändra (inte formulärtyper) krävs inga uppgifter här. Detta motsvarar den förinställda inställningen.
Användare skapas via deras e-postadress och genom att klicka på plustecknet och tilldelas sedan en användargrupp vid behov. Under det andra valalternativet ovanför, ”Tillgängliga formulär”, kan behörigheterna för användare och grupper sedan fastställas i detalj inom den valda formulärtypen.
Inmatning av data respektive ifyllande och ändring av formulären
Publicerade formulärtyper visas i huvudvyn för alla användare som har behörighet till detta. Antingen för att visa alla ifyllda formulär (Formulär XY översikt) eller för att skapa nya formulär (Lägg till formulär XY).
Formulär XY-översikt – Ifyllda formulär i översikten kan också redigeras genom att klicka på dem. Förutsatt att man har behörighet. Inledningsvis visas endast inmatningarna. Genom att klicka på pennan uppe till höger kan redigeringen påbörjas. Ändringar leder även här, beroende på inställningarna, till en avisering till de registrerade användarna eller användargrupperna.
Förutom att dela formulären, det vill säga skicka en direktlänk till dem, kan man även skriva ut eller exportera data till PDF. För avancerade användare kan behörigheter även fastställas specifikt för detta enskilda formulär. Alternativmenyn nås via trepunktssymbolen uppe till höger.
Obs! I modulens nuvarande version visas alltid alla formulär som är tillgängliga för användaren. En filter- eller sökfunktion kommer att finnas tillgänglig senare.
Lägg till formulär XY – När du trycker på Lägg till formulär XY kommer du direkt till formulärets inmatningsmask. Uppställningen baseras naturligtvis på de definierade formulärfälten och avsnitten.
Genom att klicka på ”Skapa/Skicka” skapas ett nytt formulär och uppgifterna sparas i databasen. Uppgifterna sparas i en molnbaserad databas. Användarens enhet lagrar uppgifterna endast tillfälligt för snabb åtkomst.
Tips för användning
Enkel länkning – Menyalternativen för att uttryckligen lägga till eller visa översikter av respektive formulär kan också placeras mer målinriktat i appen via den andra modulen ”Smart länkning”, vilket möjliggör enklare åtkomst till dem. För att göra detta sparar man länken till respektive position i appen kort i urklipp och infogar den sedan igen i inställningarna för ”smart länkning”. På så sätt skapar man en direktlänk till den aktuella positionen.