Článok v sekcii Pomoc
Digitálny zber údajov vrátane databázy – jednoduchá a rýchla digitalizácia
Zabezpečte si flexibilnú a komplexnú digitalizáciu. Preveďte doterajšie papierové alebo aj nové pracovné postupy na nový efektívny spôsob práce. Zaznamenávajte rôzne typy údajov a prepojte ich medzi sebou. Vďaka tomu je možné realizovať najrozmanitejšie riešenia vo všetkých možných odvetviach.
Pomocou rozšíreného modulu môžete vytvárať rôzne formuláre s vlastnými definovanými sekciami a políčkami. Zaznamenávanie údajov môže prebiehať verejne alebo chránene prostredníctvom používateľov vašej aplikácie či vašich vlastných zamestnancov. Uložené údaje sa trvalo ukladajú do integrovanej cloudovej databázy. Úpravy a zmeny vyplnených formulárov je možné vykonať kedykoľvek neskôr. V prípade potreby vaša aplikácia automaticky odosiela push a e-mailové upozornenia pri každej zmene alebo vytvorení nového formulára.
Na rozdiel od ostatných modulov sa prispôsobenie vykonáva po prvýkrát priamo vo vašej aplikácii. Bežná správa aplikácie tak nie je potrebná. Stačí otvoriť vlastnú aplikáciu a prihlásiť sa do nej s rovnakou e-mailovou adresou ako v správe. Následne sa v vytvorenej položke menu modulu zobrazí tlačidlo „Spravovať“, pomocou ktorého je možné vykonať nižšie popísané nastavenia.
Hlavná správa v rámci aplikácie
Dostupné formuláre – Na zaznamenávanie údajov používateľmi je potrebné vopred vytvoriť príslušné typy formulárov. S každým vytvoreným typom formulára sa súčasne vytvorí databáza na ukladanie, ktorá spoľahlivo a bezpečne ukladá vaše údaje v cloude.
Príslušní používatelia a skupiny používateľov – Ak nechcete, aby vaše vytvorené formuláre boli dostupné pre všetkých, môžete prostredníctvom tejto položky menu vopred vytvoriť používateľov a skupiny, aby ste neskôr mohli rozdeľovať oprávnenia.
Dostupné formuláre – Definovanie typov formulárov
V hornom prehľade sa vždy zobrazujú všetky typy formulárov definované v tomto module. Raz vytvorené typy sa dajú pohodlne exportovať a importovať. To umožňuje opätovné použitie a prenos typov formulárov do inej alebo tej istej aplikácie. Príslušné položky menu a možnosti sa zvyčajne nachádzajú pod symbolom troch bodiek v pravom hornom rohu.
Pomocou znamienka plus v pravom hornom rohu je možné vytvoriť nový typ formulára. Na úpravu existujúcich stačí kliknúť na príslušný zobrazený typ.
Poznámka! Zadanie údajov a stlačenie tlačidiel vždy automaticky vedie k uloženiu zmien. Pomocou tlačidla Späť v ľavom hornom rohu sa vždy vrátite do nadriadenej úrovne.
Názov formulára – zodpovedá zobrazenému názvu typu formulára.
Nastaviť osobitné oprávnenia – Aktiváciou tejto možnosti je možné veľmi podrobne nastaviť oprávnenia na prístup k údajom vo formulári. Takto je možné napríklad nastaviť, aby údaje tohto typu mohli zadávať len prihlásení používatelia, alebo aby používatelia videli len svoje vlastné údaje a údaje ostatných boli skryté. Maska nastavení vyžaduje hlbšie znalosti o problematike oprávnení. Ak máte v tejto súvislosti akékoľvek otázky, neváhajte sa na nás obrátiť. V priebehu vývoja vám tu ponúkneme zjednodušenia.
Pri vytváraní/úpravách obsahu upozorniť príslušných používateľov – Ak majú byť používatelia upozornení na novo vytvorené údaje alebo zmeny, je možné túto funkciu aktivovať. Po aktivácii sa zobrazia ďalšie polia, do ktorých je možné zadávať skupiny používateľov alebo jednotlivých používateľov, ktorí majú byť upozornení.
Zverejniť / Schváliť – Pre sprístupnenie typu formulára a tým pre schválenie zadávania údajov je potrebné aktivovať túto možnosť.
Povoliť reakcie ako „Páči sa mi“ alebo komentáre – Pod každým vyplneným formulárom je možné povoliť komentáre a označenie „Páči sa mi“. Aktivácia tejto možnosti potom umožňuje používateľom tieto reakcie pod daným typom formulára.
Sekcie a vstupné polia / typy polí
Formuláre sa vždy skladajú zo sekcií a ich polí. Sekcia má iba názov, ktorý sa môže neskôr pri zadávaní údajov voliteľne zobraziť. Typ formulára môže obsahovať aj len jednu sekciu so všetkými poliami.
Sekcie sa vytvárajú tiež pomocou znaku plus v pravom hornom rohu.
Názov časti formulára – Zhoduje sa s názvom časti. Zobrazí sa pri zadávaní údajov len v prípade aktivácie nasledujúcej možnosti.
Zobraziť názov ako nadpis – aktiváciou sa zobrazí.
V rámci sekcie sa potom podľa rovnakého princípu vytvoria aj samotné polia / vstupné polia. Poradie sa dá kedykoľvek zmeniť tak, že na sekciu ťuknete a presuniete ju.
Názov poľa – Názov poľa sa pri poliach počas zadávania údajov najskôr zobrazuje veľkými písmenami. Pri vyplnených poliach sa názov zodpovedajúcim spôsobom zmenší.
Povinné pole – Ak je na uloženie alebo odoslanie potrebné zadanie do poľa, je možné to určiť. Niektoré typy polí, ako napr. prepínače, to podľa definície neumožňujú.
Uložiť a automaticky vložiť užívateľské údaje – Aby sa predišlo opakovanému zadávaniu údajov, aktivácia tejto funkcie umožňuje na užívateľskom zariadení uložiť už vyplnené pole. Ak užívateľ vyplní ďalší formulár tohto typu, pole je už vyplnené poslednou uloženou hodnotou.
Druh a typ poľa – Tu je možné vybrať z množstva typov polí. Po vyplnení prvých formulárov by sa tieto v ďalšom priebehu nemali viac meniť. Okrem vstupných polí existujú aj čisto zobrazovacie polia, ktoré slúžia iba na informácie.
Skryť pri obmedzenom zobrazení – V časti Oprávnenia je možné nastaviť špeciálne nastavenia pre zobrazenie polí. Medzi nimi je napríklad možnosť nezobrazovať používateľovi s obmedzeným zobrazením všetky polia formulára. Ak napríklad administrátor zadá interné číslo, bežný používateľ ho nemusí nutne vidieť. Viac informácií o tom nájdete v spomínanom bode vyššie.
V závislosti od vybraného poľa sa zobrazia ďalšie polia nastavení. Tieto slúžia väčšinou na špecifickejšie prispôsobenie príslušných typov polí.
Príslušní používatelia a skupiny používateľov – rozdelenie pre neskoršie prístupové oprávnenia
Pre neskoršie rozdelenie oprávnení podľa používateľov a skupín je možné tu uložiť príslušné údaje.
Ak má byť všetkým používateľom umožnené vytváranie nových údajov vo formulároch a ich úprava (nie typy formulárov), nie je tu potrebné zadávať žiadne údaje. To zodpovedá predvolenému nastaveniu.
Používatelia sa vytvárajú prostredníctvom ich e-mailovej adresy a kliknutím na znamienko plus a potom sa v prípade potreby priradia k skupine používateľov. Pod ďalšou voľbou „Dostupné formuláre“ sa potom pre používateľov a skupiny môžu podrobne nastaviť oprávnenia v rámci zvoleného typu formulára.
Zadávanie údajov resp. vyplňovanie a úprava formulárov
Zverejnené typy formulárov sa zobrazujú v hlavnom zobrazení pre všetkých používateľov, ktorí majú na to oprávnenie. Vždy s cieľom zobraziť všetky vyplnené formuláre (Prehľad formulára XY) alebo vytvoriť nové formuláre (Pridať formulár XY).
Prehľad formulára XY – Vyplnené formuláre z prehľadu je možné kliknutím na ne tiež dodatočne upravovať. Za predpokladu, že máte na to oprávnenie. Najskôr sa zobrazia len zadané údaje. Kliknutím na ceruzku v pravom hornom rohu môžete začať s úpravami. Zmeny vedú aj v tomto prípade, v závislosti od nastavenia, k zaslaniu oznámenia uloženým používateľom alebo skupinám používateľov.
Okrem zdieľania formulárov, teda odoslania priameho odkazu na ne, je možné údaje aj vytlačiť alebo exportovať do formátu PDF. Pokročilí používatelia môžu nastaviť oprávnenia špeciálne pre tento konkrétny formulár. Do ponuky možností sa dostanete kliknutím na ikonu troch bodiek v pravom hornom rohu.
Upozornenie! V súčasnej verzii modulu sa vždy zobrazujú všetky formuláre, ktoré sú pre používateľa dostupné. Funkcia filtrovania alebo vyhľadávania bude k dispozícii neskôr.
Pridať formulár XY – Po kliknutí na Pridať formulár XY sa dostanete priamo do zadávacieho formulára. Zoznam sa samozrejme riadi definovanými polami a sekciami formulára.
Kliknutím na „Vytvoriť / Odoslať“ sa vytvorí nový formulár a údaje sa uložia do databázy. Údaje sa ukladajú do cloudovej databázy. Zariadenie používateľa ukladá údaje dočasne, maximálne len na účely rýchleho prístupu.
Tipy na používanie
Jednoduché prepojenie – položky menu na explicitné pridávanie alebo prehľady príslušných formulárov možno tiež jednoduchšie umiestniť priamo do aplikácie pomocou iného modulu „Inteligentné prepojenie“, čím sa umožní ľahší prístup k nim. Na to stačí odkázať na príslušnú pozíciu v aplikácii do schránky a následne ho vložiť späť do nastavení „inteligentného prepojenia“. Týmto spôsobom vytvoríte priamy odkaz na danú pozíciu.