Artigo de ajuda
Recolha digital de dados, incluindo base de dados – implementar a digitalização de forma fácil e simples
Permita-se uma digitalização flexível e abrangente. Transforme os fluxos de trabalho que até agora dependiam do papel, ou mesmo os novos, numa nova forma de trabalhar eficiente. Registe dados de diversos tipos e interligue-os entre si. Desta forma, é possível implementar as soluções mais versáteis em todos os setores imagináveis.
Com a ajuda do módulo avançado, crie formulários diferentes com secções e campos definidos por si. A recolha de dados pode ser pública ou protegida, sendo realizada pelos utilizadores da sua aplicação ou pelos seus próprios colaboradores. Os dados armazenados são guardados de forma permanente na base de dados integrada baseada na nuvem. A adaptação e alteração dos formulários preenchidos podem ser efetuadas a qualquer momento posteriormente. Se necessário, a sua aplicação envia automaticamente notificações push e por e-mail sempre que houver uma alteração ou criação de um novo formulário.
Ao contrário dos outros módulos, a personalização é feita pela primeira vez diretamente dentro da sua aplicação. A gestão convencional da aplicação não é, portanto, necessária. Basta abrir a sua própria aplicação e iniciar sessão com o mesmo endereço de e-mail utilizado na gestão. Em seguida, no item de menu criado do módulo, fica visível o botão «Gerir», com o qual podem ser efetuadas as configurações descritas a seguir.
A gestão principal dentro da aplicação
Formulários disponíveis - Para a recolha de dados pelos utilizadores, é necessário criar previamente os tipos de formulário correspondentes. Com cada tipo de formulário criado, é simultaneamente criada uma base de dados para armazenamento, que guarda os seus dados de forma fiável e segura na nuvem.
Utilizadores e grupos de utilizadores associados - Caso não pretenda disponibilizar os formulários criados a todos, pode criar previamente utilizadores e grupos através deste item de menu para uma posterior subdivisão de autorizações.
Formulários disponíveis - Definir tipos de formulário
Na visão geral superior, são sempre apresentados todos os tipos de formulários definidos no módulo. Os tipos criados podem ser facilmente exportados e importados. Isto permite reutilizar e transferir tipos de formulário para outras aplicações ou para a mesma aplicação. As opções de menu correspondentes encontram-se geralmente através do ícone de três pontos no canto superior direito.
Através do sinal de mais no canto superior direito, é possível criar um novo tipo de formulário. Para editar os existentes, basta clicar no tipo respetivo apresentado.
Nota! Os dados introduzidos e a ativação de botões levam sempre automaticamente ao armazenamento das alterações. Através do botão «Voltar» no canto superior esquerdo, é possível regressar sempre ao nível superior.
Título do formulário - Corresponde ao título apresentado do tipo de formulário.
Definir autorizações específicas - Ao ativar esta opção, é possível efetuar um ajuste minucioso das autorizações de acesso aos dados do formulário. Assim, pode-se definir, por exemplo, que apenas os utilizadores registados possam introduzir dados deste tipo ou que apenas os utilizadores vejam os dados que criaram, sendo ocultados os dados dos outros. A máscara de configurações requer conhecimentos mais aprofundados sobre questões de autorizações. Caso tenha dúvidas, não hesite em contactar-nos. Ao longo do desenvolvimento, iremos disponibilizar-lhe aqui simplificações.
Notificar os utilizadores relevantes ao criar/editar conteúdos – Se pretender que os utilizadores sejam notificados em caso de novos dados criados ou de alterações, pode ativar esta opção. Ao ativá-la, surgem campos adicionais que permitem selecionar os grupos de utilizadores ou os utilizadores específicos para receberem notificações.
Publicar / Partilhar - Para disponibilizar o tipo de formulário e, consequentemente, permitir a introdução de dados, esta opção deve ser ativada.
Permitir reações como «Gosto» ou comentários - Em cada formulário preenchido, é possível ativar opcionalmente comentários e indicações de «Gosto». A ativação permite então aos utilizadores utilizá-los no tipo de formulário.
Secções e campos de entrada / Tipos de campo
Os formulários são sempre compostos por secções e pelos respetivos campos de formulário. Uma secção tem apenas uma designação, que pode ser exibida posteriormente durante a introdução de dados, se assim se desejar. Um tipo de formulário também pode conter apenas uma secção com todos os campos.
A criação de secções é feita igualmente através do sinal de mais no canto superior direito.
Título da secção do formulário - Sinónimo do nome da secção. Só é apresentado durante a introdução de dados se a opção seguinte estiver ativada.
Mostrar título como cabeçalho - A ativação faz com que seja exibido.
Dentro de uma secção, os campos propriamente ditos / campos de introdução de dados são então criados seguindo o mesmo princípio. A ordem pode ser reorganizada a qualquer momento, tal como na secção, tocando e arrastando.
Título do campo - A designação do campo é apresentada em maiúsculas durante a introdução de dados. Nos campos preenchidos, a designação é reduzida em conformidade.
Campo obrigatório - Se for necessária uma entrada no campo para guardar ou enviar, isso pode ser definido aqui. Alguns tipos de campos, como por exemplo os botões de alternância, não permitem isso por definição.
Guardar entradas do utilizador e inserir automaticamente - Para evitar entradas repetidas, a ativação permite que um campo já preenchido no dispositivo do utilizador guarde essa entrada. Se o utilizador preencher agora outro formulário deste tipo, o campo já estará preenchido com o último valor guardado.
Tipo e classe do campo - Aqui é possível escolher entre uma variedade de tipos de campos. Após o preenchimento dos primeiros formulários, estes não devem ser alterados posteriormente. Além dos campos de entrada, existem também campos meramente de apresentação, que servem apenas para informação.
Ocultar em visualização restrita - Na secção Autorizações, é possível definir configurações específicas para a apresentação dos campos. Entre elas, existe, por exemplo, a possibilidade de não apresentar todos os campos de um formulário a um utilizador com visualização restrita. Se, por exemplo, um responsável introduzir um número interno, o utilizador comum não precisa necessariamente de o ver. Para mais informações sobre este assunto, consulte o ponto mencionado acima.
Dependendo do campo selecionado, surgem mais campos de configuração. Estes servem, na maioria das vezes, para uma personalização mais específica dos respetivos tipos de campo.
Utilizadores e grupos de utilizadores associados - Classificação para autorizações de acesso posteriores
Para a posterior subdivisão de autorizações por utilizadores e grupos, podem ser introduzidos aqui os dados correspondentes.
Na medida em que todos os utilizadores devam poder criar novos dados de formulário e alterá-los (não tipos de formulário), não são necessárias quaisquer informações aqui. Isto corresponde à configuração predefinida.
Os utilizadores são criados através do seu endereço de e-mail e clicando no sinal de mais e, se necessário, são atribuídos a um grupo de utilizadores. No outro ponto de seleção acima, «Formulários disponíveis», é possível definir em detalhe as autorizações para os utilizadores e grupos dentro do tipo de formulário selecionado.
O registo de dados ou o preenchimento e alteração dos formulários
Os tipos de formulário publicados são apresentados na vista principal para todos os utilizadores com autorização para tal. Para visualizar todos os formulários preenchidos (Visão geral do formulário XY) ou para criar novos formulários (Adicionar formulário XY).
Visão geral do formulário XY - Os formulários preenchidos na visão geral também podem ser editados clicando neles. Desde que se tenha a autorização necessária. Inicialmente, apenas são apresentadas as entradas. Ao clicar no ícone da caneta no canto superior direito, é possível iniciar a edição. Dependendo da configuração, as alterações também resultam aqui numa notificação aos utilizadores ou grupos de utilizadores registados.
Além de partilhar os formulários, ou seja, enviar um link direto para os mesmos, também é possível imprimir ou exportar os dados para PDF. Para utilizadores avançados, também é possível definir autorizações específicas para este formulário individual. O menu de opções é acedido através do ícone de três pontos no canto superior direito.
Nota! Na versão atual do módulo, são sempre apresentados todos os formulários disponíveis para o utilizador. Uma função de filtragem ou pesquisa será disponibilizada posteriormente.
Adicionar formulário XY - Ao tocar em «Adicionar formulário XY», acede-se diretamente ao ecrã de preenchimento do formulário. A disposição depende, naturalmente, dos campos e secções definidos no formulário.
Ao clicar em «Criar / Enviar», é criado um novo formulário e os dados são guardados na base de dados. Os dados são guardados numa base de dados na nuvem. O dispositivo do utilizador armazena os dados, no máximo, apenas temporariamente para acesso rápido.
Dicas de utilização
Ligações simples - As opções de menu para adições explícitas ou visões gerais dos respetivos formulários também podem ser colocadas de forma mais direcionada na aplicação através do outro componente «Ligação inteligente», facilitando assim o acesso às mesmas. Para tal, basta guardar o link na respetiva posição na aplicação na área de transferência e, em seguida, inseri-lo novamente nas definições do «link inteligente». Desta forma, cria-se um link direto para a referida posição.