Hjelpeartikkel
Digital datainnsamling inkl. database – enkel og grei digitalisering
Sørg for en fleksibel og omfattende digitalisering. Omstill tidligere papirbaserte eller nye arbeidsprosesser til en ny og effektiv arbeidsmåte. Registrer ulike typer data og koble dem sammen. På denne måten kan du implementere de mest allsidige løsningene i alle tenkelige bransjer.
Ved hjelp av den utvidede modulen kan du utforme ulike skjemaer med egendefinerte seksjoner og felt. Innsamlingen av data kan skje offentlig eller beskyttet av brukere av appen din eller dine egne ansatte. De lagrede dataene blir permanent lagret i den integrerte skybaserte databasen. Tilpasning og endring av de utfylte skjemaene kan skje når som helst senere. Ved behov sender appen din automatisk push- og e-postvarsler ved hver endring eller opprettelse.
I motsetning til de andre modulene skjer tilpasningen først direkte i appen din. Tradisjonell appadministrasjon er dermed ikke nødvendig. Det er nok å åpne din egen app og logge inn med samme e-postadresse som i administrasjonen. Deretter blir knappen «Administrer» synlig i det opprettede menypunktet for modulen, og med denne kan du foreta innstillingene som beskrives nedenfor.
Hovedadministrasjonen i appen
Tilgjengelige skjemaer – For at brukerne skal kunne registrere data, må det først opprettes passende skjemaer. For hvert skjema som opprettes, opprettes det samtidig en database for lagring, som lagrer dataene dine pålitelig og sikkert i skyen.
Tilhørende brukere og brukergrupper – Hvis du ikke ønsker å gjøre de opprettede skjemaene tilgjengelige for alle, kan du opprette brukere og grupper på forhånd via dette menypunktet for senere inndeling av tillatelser.
Tilgjengelige skjemaer – Definere skjemaer
I oversikten øverst vises alltid alle skjema-typer som er definert i modulen. Typer som er opprettet en gang, kan enkelt eksporteres og importeres. Dette gjør det mulig å gjenbruke og overføre skjema-typer til andre eller den samme appen. Tilsvarende menypunkter og alternativer finner du vanligvis via trepunkts-symbolet øverst til høyre.
Ved hjelp av pluss-tegnet øverst til høyre kan du opprette en ny skjema-type. For å redigere eksisterende skjema-typer er det nok å klikke på den aktuelle typen.
Merk! Lagrede data og bruk av knapper fører alltid automatisk til at endringene lagres. Via tilbake-knappen øverst til venstre kommer du alltid tilbake til det overliggende nivået.
Skjemaets tittel – Tilsvarer den viste tittelen på skjemaetypen.
Angi separate rettigheter – Ved å aktivere denne muligheten blir det mulig å foreta en svært detaljert justering av rettighetene til å få tilgang til dataene i skjemaet. Dermed kan man for eksempel angi at kun påloggede brukere har lov til å registrere data av denne typen, eller at kun brukere kan se sine egne opprettede data, mens andres data blir skjult. Innstillingsskjermbildet krever omfattende kunnskap om rettighetsproblematikk. Hvis du har spørsmål om dette, kan du gjerne kontakte oss. I løpet av utviklingen vil vi tilby deg forenklinger her.
Varsle berørte brukere ved oppretting/redigering av innhold – Hvis brukere skal varsles ved nye oppføringer eller endringer, kan dette aktiveres her. Ved aktivering vises flere felt som angir brukergrupper eller brukere som skal motta varsler.
Publiser/godkjenn – For å gjøre skjemaet tilgjengelig og dermed godkjenne datainnlegging, må denne funksjonen aktiveres.
Tillat reaksjoner som «Liker» eller kommentarer – Under hvert utfylt skjema kan du velge å tillate kommentarer og «Liker»-angivelser. Aktivering tillater da brukere å gjøre dette under skjemaet.
Seksjoner og inntastingsfelt / felttyper
Skjemaer består alltid av seksjoner og deres skjemafelt. En seksjon har bare en betegnelse, som valgfritt kan vises senere ved datainnlegging. En skjema-type kan også bare inneholde én seksjon med alle feltene.
Seksjoner opprettes også ved å klikke på pluss-tegnet øverst til høyre.
Tittel på skjemaavsnittet – Tilsvarer navnet på avsnittet. Vises kun ved datainnlegging hvis neste alternativ er aktivert.
Vis tittel som overskrift – Aktivering fører til visning.
Innenfor en seksjon opprettes deretter de egentlige feltene / inntastingsfeltene etter samme prinsipp. Rekkefølgen kan, som for seksjonen, når som helst omorganiseres ved å trykke på og flytte.
Feltets tittel – Feltets betegnelse vises først med store bokstaver under innlegging. Når feltene er fylt ut, blir betegnelsen tilsvarende redusert.
Obligatorisk felt – Hvis det er nødvendig med en oppføring i feltet for å lagre eller sende, kan dette angis her. Noen felttyper, som f.eks. vekslerbrytere, tillater ikke dette per definisjon.
Lagre brukerinnspill og sett inn automatisk – For å unngå gjentatte innspill tillater aktivering av denne funksjonen at et allerede utfylt felt på brukerens enhet lagres. Hvis brukeren nå fyller ut et nytt skjema av denne typen, er feltet allerede fylt ut med den sist lagrede verdien.
Feltets art og type – Her kan du velge mellom en rekke feltetyper. Etter at de første skjemaene er fylt ut, bør disse ikke endres senere. I tillegg til inndatafelt finnes det også rene visningsfelt som kun tjener til informasjon.
Skjul ved begrenset visning – Under området Tillatelser kan du angi spesielle innstillinger for visning av felt. Her finnes det f.eks. muligheten til å ikke vise alle feltene i et skjema for en bruker med begrenset visning. Hvis f.eks. en saksbehandler legger inn et internt nummer, trenger den vanlige brukeren ikke nødvendigvis å se dette. Du finner mer informasjon om dette under det nevnte punktet ovenfor.
Avhengig av hvilket felt du velger, blir flere innstillingsfelt synlige. Disse brukes vanligvis til mer spesifikk tilpasning av de respektive felttypene.
Tilhørende brukere og brukergrupper – inndeling for senere tilgangsrettigheter
For senere inndeling av rettigheter etter brukere og grupper kan de relevante opplysningene lagres her.
Hvis alle brukere skal ha mulighet til å opprette nye skjemaopplysninger og endre (ikke skjemaer), er det ikke nødvendig å oppgi noe her. Dette samsvarer med den forhåndsinnstilte innstillingen.
Brukere opprettes via e-postadressen deres og ved å klikke på pluss-tegnet, og tilordnes deretter en brukergruppe om nødvendig. Under det andre valgpunktet over, «Tilgjengelige skjemaer», kan du deretter definere rettighetene i detalj for brukerne og gruppene innenfor den valgte skjema-typen.
Registrering av data eller utfylling og endring av skjemaene
Offentliggjorte skjemaer vises i hovedvisningen for alle brukere som har rett til det. Enten for å vise alle utfylte skjemaer (Skjema XY Oversikt) eller for å opprette nye skjemaer (Legg til skjema XY).
Skjema XY Oversikt – Utfylte skjemaer fra oversikten kan også redigeres ved å klikke på dem. Forutsatt at man har tilgang. I utgangspunktet vises kun oppføringene. Ved å klikke på blyanten øverst til høyre kan man begynne å redigere. Endringer fører også her, avhengig av innstillingene, til en varsling til de registrerte brukerne eller brukergruppene.
I tillegg til å dele skjemaene, det vil si å sende en direkte lenke til dem, kan man også skrive ut eller eksportere dataene til PDF. For avanserte brukere kan man også angi rettigheter spesielt for dette enkelte skjemaet. Alternativmenyen nås via trepunktssymbolet øverst til høyre.
Merk! I den nåværende versjonen av modulen vises alltid alle skjemaene som er tilgjengelige for brukeren. En filter- eller søkefunksjon vil bli tilgjengelig senere.
Legg til skjema XY – Når du trykker på Legg til skjema XY, kommer du direkte til skjemaets inntastingsmaske. Oppstillingen avhenger selvfølgelig av de definerte skjemafeltene og seksjonene.
Ved å klikke på «Opprett / Send» opprettes et nytt skjema og dataene lagres i databasen. Dataene lagres i en skybasert database. Brukerens enhet lagrer i beste fall dataene midlertidig for rask tilgang.
Tips for bruk
Enkel kobling – Menyelementene for eksplisitt tillegg eller oversikter av de respektive skjemaene kan også plasseres mer målrettet i appen via den andre modulen «Smart kobling», noe som gir enklere tilgang til dem. For å gjøre dette lagrer man lenken til den aktuelle posisjonen i appen kort i utklippstavlen og setter den deretter inn igjen i innstillingene for «smart lenke». På denne måten oppretter man en direkte lenke til den aktuelle posisjonen.