Súgócikk
Digitális adatgyűjtés adatbázissal – a digitalizálás egyszerű és könnyű megvalósítása
Tegye lehetővé a rugalmas és átfogó digitalizálást. Állítsa át a korábban papír alapú vagy akár új munkafolyamatokat egy új, hatékony módszerre. Rögzítse a különféle típusú adatokat, és kapcsolja össze azokat egymással. Ezzel a legváltozatosabb megoldások valósíthatók meg minden elképzelhető iparágban.
A kiterjesztett modul segítségével különféle űrlapokat készíthet saját maga által definiált szakaszokkal és mezőkkel. Az adatok rögzítése nyilvánosan vagy védett módon történhet az alkalmazás felhasználói vagy a saját munkatársai által. A rögzített adatok tartósan tárolódnak az integrált, felhőalapú adatbázisban. A kitöltött űrlapok bármikor módosíthatók és változtathatók a későbbiekben. Szükség esetén az alkalmazás automatikusan push- és e-mail értesítéseket küld minden változás vagy új létrehozás esetén.
A többi modulhoz képest a testreszabás először közvetlenül az alkalmazáson belül történik. A hagyományos alkalmazáskezelés így nem szükséges. Elég megnyitni a saját alkalmazást, és bejelentkezni ugyanazzal az e-mail címmel, mint az adminisztrációban. Ezután a modul létrehozott menüpontjában megjelenik a „Kezelés” gomb, amellyel elvégezhetők az alábbiakban leírt beállítások.
A fő kezelés az alkalmazáson belül
Rendelkezésre álló űrlapok – A felhasználók általi adatbevitelhez előzetesen létre kell hozni a megfelelő űrlapfajtákat. Minden létrehozott űrlapfajta mellé egyidejűleg létrejön egy adatbázis is, amely megbízhatóan és biztonságosan tárolja az adatait a felhőben.
Kapcsolódó felhasználók és felhasználói csoportok – Amennyiben nem szeretné az Ön által létrehozott űrlapokat mindenki számára elérhetővé tenni, a jogosultságok későbbi felosztása érdekében ezen a menüponton keresztül előzetesen létrehozhat felhasználókat és csoportokat.
Elérhető űrlapok – Űrlapfajták meghatározása
A felső áttekintésben mindig megjelennek az összes, a modulban definiált űrlaptípusok. Az egyszer létrehozott típusok kényelmesen exportálhatók és importálhatók. Ez lehetővé teszi az űrlaptípusok újrafelhasználását és átvitelét más vagy ugyanazon alkalmazásba. A megfelelő menüpontok és opciók általában a jobb felső sarokban található három pont szimbólumon keresztül érhetők el.
A jobb felső sarokban található pluszjel segítségével új űrlapfajtát hozhat létre. A meglévők szerkesztéséhez elegendő rákattintani a megjelenített fajtára.
Figyelem! A megadott adatok és a gombok megnyomása mindig automatikusan a módosítások mentéséhez vezet. A bal felső sarokban található Vissza gombbal bármikor visszatérhet a felette lévő szintre.
Az űrlap címe – megegyezik az űrlap típusának megjelenített címével.
Külön jogosultságok meghatározása – Az opció aktiválásával finomhangolhatóvá válnak az űrlapadatokhoz való hozzáférés jogosultságai. Ezzel például meghatározható, hogy csak a bejelentkezett felhasználók rögzíthessenek ilyen típusú adatokat, vagy hogy csak a saját, általuk létrehozott adatokat láthassák a felhasználók, a többieké pedig el legyen rejtve. A beállítási maszk a jogosultsági kérdésekkel kapcsolatos mélyebb ismereteket igényel. Ha bármilyen kérdése van ezzel kapcsolatban, kérjük, forduljon hozzánk bizalommal. A fejlesztés során egyszerűsítéseket fogunk kínálni Önnek ezen a területen.
Értesítés az érintett felhasználóknak tartalom létrehozásakor/szerkesztésekor – Ha az újonnan létrehozott adatokról vagy a módosításokról értesíteni kell a felhasználókat, ezt itt aktiválhatja. Az aktiválás után további mezők jelennek meg, amelyekbe beírhatja az értesítést kapó felhasználói csoportokat vagy felhasználókat.
Közzététel / Engedélyezés – Az űrlap típus elérhetővé tételéhez, és ezzel az adatbevitel engedélyezéséhez ezt az opciót kell aktiválni.
„Tetszik” vagy megjegyzések engedélyezése – Minden kitöltött űrlap alatt opcionálisan engedélyezhetők a megjegyzések és a „Tetszik” jelölések. Az aktiválás után a felhasználók ezeket az űrlap típus alatt használhatják.
Szekciók és beviteli mezők / mezőtípusok
Az űrlapok mindig szakaszokból és azok űrlapmezőiből állnak. Egy szakasz csupán egy megnevezést tartalmaz, amelyet később az adatbevitel során opcionálisan megjeleníthetünk. Egy űrlapfajta tartalmazhat csak egy szakaszt is, amelyben minden mező megtalálható.
A szakaszok létrehozása szintén a jobb felső sarokban található pluszjel segítségével történik.
Az űrlapszakasz címe – Megegyezik a szakasz nevével. Csak a következő opció aktiválása esetén jelenik meg az adatbevitel során.
Cím megjelenítése fejlécetként – Aktiválásával jelenik meg.
Egy szakasz belsejében ugyanazon elv alapján jönnek létre a tényleges mezők / beviteli mezők is. A sorrendet a szakaszhoz hasonlóan bármikor átrendezheti megérintéssel és áthelyezéssel.
A mező címe – A mező neve a mezőknél az adatbevitel során először nagybetűvel jelenik meg. A kitöltött mezőknél a név ennek megfelelően kisbetűsre változik.
Kötelező mező – Ezzel meghatározható, hogy a mezőben szükséges-e bejegyzés a mentéshez vagy elküldéshez. Bizonyos mezőtípusok, pl. a kapcsolók, definíciójukból adódóan ezt nem teszik lehetővé.
A felhasználói bejegyzések mentése és automatikus beillesztése – Az ismétlődő bevitelek elkerülése érdekében az aktiválás lehetővé teszi, hogy a felhasználó eszközén a már kitöltött mezőt a rendszer elmentse. Ha a felhasználó később egy hasonló űrlapot tölt ki, a mező már az utolsó mentett értékkel van kitöltve.
A mező fajtája és típusa – Itt számos mezőtípus közül lehet választani. Az első űrlapok kitöltése után ezt a későbbiekben nem szabad megváltoztatni. A beviteli mezők mellett vannak tisztán megjelenítési mezők is, amelyek kizárólag tájékoztatási célokat szolgálnak.
Elrejtés korlátozott nézet esetén – A Jogosultságok területen speciális beállítások határozhatók meg a mezők megjelenítésére vonatkozóan. Itt például lehetőség van arra, hogy egy korlátozott nézetű felhasználó számára ne jelenjenek meg az űrlap összes mezői. Ha például egy ügyintéző beír egy belső számot, akkor a hagyományos felhasználónak nem feltétlenül kell ezt látnia. Erről bővebben a fent említett pont alatt olvashat.
A kiválasztott mezőtől függően további beállítási mezők jelennek meg. Ezek többnyire az adott mezőtípusok speciálisabb testreszabását szolgálják.
Kapcsolódó felhasználók és felhasználói csoportok – osztályozás a későbbi hozzáférési jogosultságokhoz
A jogosultságok későbbi felhasználók és csoportok szerinti felosztásához itt lehet megadni a megfelelő adatokat.
Amennyiben minden felhasználó számára lehetővé kell tenni új űrlapadatok létrehozását és módosítását (nem űrlapfajták), itt nincs szükség adatok megadására. Ez megfelel az előre beállított értéknek.
A felhasználók az e-mail címük és a pluszjelre kattintás révén jönnek létre, majd szükség szerint egy felhasználói csoporthoz rendelhetők. A felette található másik választási pont, a „Rendelkezésre álló űrlapok” alatt a felhasználók és csoportok számára részletesen meghatározhatók a jogosultságok a kiválasztott űrlaptípuson belül.
Adatok rögzítése, illetve az űrlapok kitöltése és módosítása
A közzétett űrlapfajták a főnézetben megjelennek minden jogosult felhasználó számára. Az összes kitöltött űrlap megjelenítéséhez (XY űrlap áttekintés) vagy új űrlapok létrehozásához (XY űrlap hozzáadása).
XY űrlap áttekintés – Az áttekintésben szereplő kitöltött űrlapok rákattintással szintén utólag szerkeszthetők. Feltéve, hogy rendelkezik a megfelelő jogosultsággal. Először csak a bevitt adatok jelennek meg. A jobb felső sarokban található ceruza ikonra kattintva megkezdhető a szerkesztés. A módosítások itt is a beállításoktól függően értesítést eredményeznek a megadott felhasználók vagy felhasználói csoportok számára.
Az űrlapok megosztása, azaz egy közvetlen link elküldése mellett az adatok kinyomtathatók vagy PDF-formátumba exportálhatók. Haladó felhasználók számára lehetőség van a jogosultságok kifejezetten ehhez az egyes űrlaphoz történő beállítására is. Az opciók menü a jobb felső sarokban található három pont szimbólumra kattintva érhető el.
Figyelem! A modul jelenlegi állapotában mindig az összes, a felhasználó számára elérhető űrlap megjelenik. Szűrő- és keresési funkciók később kerülnek bevezetésre.
XY űrlap hozzáadása – Az „XY űrlap hozzáadása” gombra kattintva közvetlenül az űrlap beviteli maszkjába jutunk. A felépítés természetesen a definiált űrlapmezőktől és szakaszoktól függ.
A „Létrehozás / Küldés” gombra kattintva új űrlapot hozhat létre, és az adatokat elmentheti az adatbázisba. Az adatok felhőalapú adatbázisban kerülnek tárolásra. A felhasználó eszköze legfeljebb a gyors hozzáférés érdekében tárolja ideiglenesen az adatokat.
Használati tippek
Egyszerű linkelés – Az egyes űrlapokhoz tartozó menüpontok, amelyek kifejezetten hozzáadást vagy áttekintést szolgálnak, a „Smart link” modul segítségével közvetlen linkként is elhelyezhetők az alkalmazásban, így könnyebb hozzáférést biztosítva. Ehhez a linket rövid ideig a vágólapra kell menteni az alkalmazás megfelelő pozíciójában, majd be kell illeszteni az „intelligens linkelés” beállításaiba. Így közvetlen linket hozhat létre az adott pozícióhoz.