Artículo de ayuda
Recopilación digital de datos, incluida la base de datos: digitalización fácil y sencilla
Haga posible una digitalización flexible y completa. Transforme los procesos de trabajo que hasta ahora se realizaban en papel, o incluso los nuevos, en un nuevo método eficiente. Recopile datos de diversa índole y vincúlelos entre sí. De este modo, se pueden implementar las soluciones más versátiles en todos los sectores imaginables.
Con ayuda del módulo ampliado, puede diseñar diferentes formularios con secciones y campos definidos por usted mismo. El registro de los datos puede realizarse de forma pública o protegida por los usuarios de su aplicación o incluso por sus propios empleados. Los datos almacenados se guardan de forma permanente en la base de datos integrada basada en la nube. Los formularios cumplimentados se pueden adaptar y modificar en cualquier momento posteriormente. Si es necesario, su aplicación envía automáticamente notificaciones push y por correo electrónico cada vez que se produce un cambio o se crea un nuevo formulario.
A diferencia de los demás módulos, la personalización se realiza por primera vez directamente dentro de su aplicación. Por lo tanto, no es necesaria la gestión convencional de la aplicación. Basta con abrir su propia aplicación e iniciar sesión con la misma dirección de correo electrónico que en la gestión. A continuación, en la opción de menú creada del módulo aparecerá el botón «Gestionar», con el que se pueden realizar los ajustes que se describen a continuación.
La gestión principal dentro de la aplicación
Formularios disponibles: para que los usuarios puedan introducir datos, es necesario crear previamente los tipos de formulario correspondientes. Con cada tipo de formulario creado se genera simultáneamente una base de datos de almacenamiento que guarda sus datos de forma fiable y segura en la nube.
Usuarios y grupos de usuarios asociados: si no desea que sus formularios creados estén disponibles para todos, puede crear previamente usuarios y grupos a través de esta opción del menú para una posterior subdivisión de permisos.
Formularios disponibles: definición de tipos de formulario
En el resumen superior se muestran siempre todos los tipos de formularios definidos en el módulo. Los tipos creados una vez se pueden exportar e importar cómodamente. Esto permite reutilizar y transferir tipos de formularios a otras aplicaciones o a la misma. Las opciones de menú correspondientes suelen encontrarse en el icono de tres puntos situado en la esquina superior derecha.
Mediante el signo más situado en la parte superior derecha se puede crear un nuevo tipo de formulario. Para editar los existentes, basta con hacer clic en el tipo correspondiente.
¡Atención! Los datos introducidos y al pulsar los botones siempre se guardan automáticamente. Mediante el botón «Atrás» de la parte superior izquierda se vuelve al nivel superior.
Título del formulario: corresponde al título mostrado del tipo de formulario.
Establecer permisos específicos: al activar esta opción, es posible realizar un ajuste muy detallado de los permisos de acceso a los datos del formulario. De este modo, se puede establecer, por ejemplo, que solo los usuarios registrados puedan introducir datos de este tipo o que cada usuario solo vea los datos que haya creado y se le oculten los de los demás. La pantalla de configuración requiere conocimientos avanzados sobre cuestiones de permisos. Si tiene alguna duda al respecto, no dude en ponerse en contacto con nosotros. A medida que avance el desarrollo, le ofreceremos simplificaciones en este ámbito.
Notificar a los usuarios correspondientes al crear o editar contenidos: si desea que se notifique a los usuarios cuando se creen nuevos datos o se realicen cambios, puede activar esta opción. Al activarla, aparecerán campos adicionales en los que se pueden seleccionar los grupos de usuarios o los usuarios a los que se enviarán las notificaciones.
Publicar/Compartir: para que el tipo de formulario esté disponible y, por lo tanto, se permita la introducción de datos, debe activarse esta opción.
Permitir reacciones como «Me gusta» o comentarios: debajo de cada formulario rellenado se puede habilitar opcionalmente la posibilidad de añadir comentarios y «Me gusta». Al activarla, los usuarios podrán hacerlo debajo del tipo de formulario.
Secciones y campos de entrada / Tipos de campo
Los formularios siempre se componen de secciones y sus campos de formulario. Una sección solo tiene un nombre, que opcionalmente se puede mostrar más tarde durante la introducción de datos. Un tipo de formulario también puede contener una sola sección con todos los campos.
La creación de secciones también se realiza mediante el signo más situado en la esquina superior derecha.
Título de la sección del formulario: equivale al nombre de la sección. Solo se muestra de forma activa durante la introducción de datos si se activa la siguiente opción.
Mostrar título como encabezado: al activarlo, se muestra.
Dentro de una sección, los campos propiamente dichos (campos de entrada) se crean siguiendo el mismo principio. El orden se puede reorganizar en cualquier momento, al igual que en la sección, tocando y arrastrando.
Título del campo: el nombre del campo se muestra en mayúsculas durante la introducción de datos. Una vez rellenado el campo, el nombre se muestra en minúsculas.
Campo obligatorio: permite determinar si es necesario introducir datos en el campo para guardar o enviar. Algunos tipos de campos, como los conmutadores, no lo permiten por definición.
Guardar entradas del usuario e insertarlas automáticamente: para evitar la introducción repetitiva de datos, la activación de esta opción permite guardar en el dispositivo del usuario un campo ya rellenado. Si el usuario rellena otro formulario de este tipo, el campo ya estará rellenado con el último valor guardado.
Tipo y clase del campo: aquí se puede elegir entre una gran variedad de tipos de campos. Una vez rellenados los primeros formularios, no se debería volver a modificar esta configuración en el futuro. Además de los campos de entrada, también hay campos de visualización que sirven únicamente a título informativo.
Ocultar en vista restringida: en la sección Permisos se pueden definir ajustes especiales para la visualización de los campos. Entre ellos se encuentra, por ejemplo, la posibilidad de no mostrar todos los campos de un formulario a un usuario con vista restringida. Si, por ejemplo, un gestor introduce un número interno, el usuario convencional no necesita verlo necesariamente. Para más detalles al respecto, consulte el punto mencionado anteriormente.
Dependiendo del campo seleccionado, aparecerán más campos de configuración. Estos suelen servir para la personalización más específica de los respectivos tipos de campo.
Usuarios y grupos de usuarios asociados: clasificación para futuros permisos de acceso
Para la posterior subdivisión de permisos por usuarios y grupos, se pueden introducir aquí los datos correspondientes.
Si se desea que todos los usuarios puedan crear nuevos datos de formulario y modificarlos (excepto los tipos de formulario), no es necesario introducir ningún dato aquí. Esto se corresponde con la configuración predeterminada.
Los usuarios se crean mediante su dirección de correo electrónico y pulsando el signo más, y luego se asignan a un grupo de usuarios si es necesario. En la otra opción de selección situada encima, «Formularios disponibles», se pueden definir en detalle los permisos para los usuarios y grupos dentro del tipo de formulario seleccionado.
El registro de datos o el rellenado y la modificación de los formularios
Los tipos de formulario publicados se muestran en la vista principal para todos los usuarios que tengan autorización para ello. En cada caso, para mostrar todos los formularios rellenados (Resumen del formulario XY) o para crear nuevos formularios (Añadir formulario XY).
Resumen del formulario XY: los formularios rellenados del resumen también se pueden editar haciendo clic en ellos, siempre que se disponga de los permisos necesarios. Inicialmente, solo se muestran los datos introducidos. Haciendo clic en el lápiz situado en la esquina superior derecha se puede comenzar a editar. Dependiendo de la configuración, los cambios también dan lugar a una notificación a los usuarios o grupos de usuarios registrados.
Además de compartir los formularios, es decir, enviar un enlace directo a ellos, también es posible imprimir o exportar los datos a PDF. Los usuarios avanzados pueden definir permisos específicos para este formulario concreto. Se accede al menú de opciones a través del icono de los tres puntos situado en la esquina superior derecha.
¡Atención! En el estado actual del módulo, siempre se muestran todos los formularios disponibles para el usuario. Más adelante se incorporará una función de filtro o búsqueda.
Añadir formulario XY: al pulsar en «Añadir formulario XY», se accede directamente a la máscara de entrada del formulario. La disposición depende, por supuesto, de los campos y secciones definidos en el formulario.
Al hacer clic en «Crear / Enviar», se genera un nuevo formulario y se guardan los datos en la base de datos. Los datos se almacenan en una base de datos basada en la nube. El dispositivo del usuario solo almacena los datos temporalmente, en el mejor de los casos, para un acceso rápido.
Consejos de uso
Enlaces sencillos: las opciones de menú para añadir o ver resúmenes de los formularios correspondientes también se pueden colocar de forma más específica en la aplicación mediante el otro módulo «Enlace inteligente», lo que facilita el acceso a ellos. Para ello, basta con guardar el enlace de la posición correspondiente en la aplicación en el portapapeles y volver a pegarlo en la configuración del «enlace inteligente». De este modo, se crea un enlace directo a dicha posición.