Hjælpeartikel
Digital dataindsamling inkl. database – nem og enkel digitalisering
Giv dig selv mulighed for en fleksibel og omfattende digitalisering. Omstil hidtil papirbaserede eller nye arbejdsgange til en ny, effektiv fremgangsmåde. Indsaml forskellige typer data, og sammenkobl dem. På den måde kan du implementere de mest alsidige løsninger i alle tænkelige brancher.
Ved hjælp af det udvidede modul kan du designe forskellige formularer med selvdefinerede afsnit og felter. Indsamlingen af data kan foregå offentligt eller beskyttet af brugere af din app eller dine egne medarbejdere. De gemte data lagres permanent i den integrerede cloudbaserede database. Tilpasning og ændring af de udfyldte formularer kan foretages når som helst senere. Om nødvendigt sender din app automatisk push- og e-mail-notifikationer ved hver ændring eller oprettelse.
I modsætning til de andre moduler foregår tilpasningen for første gang direkte i din app. Den traditionelle app-administration er dermed ikke nødvendig. Det er tilstrækkeligt at åbne din egen app og logge ind med den samme e-mailadresse som i administrationen. Derefter vises knappen "Administrer" i det oprettede menupunkt for modulet, hvor de nedenfor beskrevne indstillinger kan foretages.
Hovedadministrationen i appen
Tilgængelige formularer – For at brugerne kan indtaste data, skal der først oprettes passende formulartyper. For hver oprettet formulartype oprettes der samtidig en database til lagring, som gemmer dine data pålideligt og sikkert i skyen.
Tilhørende brugere og brugergrupper – Hvis du ikke ønsker at gøre dine oprettede formularer tilgængelige for alle, kan du via dette menupunkt oprette brugere og grupper på forhånd med henblik på senere opdeling af rettigheder.
Tilgængelige formularer – Definition af formulartyper
I oversigten øverst vises altid alle de formulartyper, der er defineret i modulet. En gang oprettede typer kan nemt eksporteres og importeres. Dette gør det muligt at genbruge og overføre formulartyper til andre eller den samme app. De relevante menupunkter og indstillinger findes som regel via trepunktssymbolet øverst til højre.
Via plustegnet øverst til højre kan der oprettes en ny formulartype. For at redigere eksisterende formularer er det tilstrækkeligt at klikke på den respektive type.
Bemærk! Indtastede data og aktivering af knapper fører altid automatisk til, at ændringerne gemmes. Via tilbage-knappen øverst til venstre kommer man altid tilbage til det overliggende niveau.
Formularens titel – Svarer til den viste titel på formulartypen.
Fastlægge særskilte rettigheder – Ved at aktivere denne indstilling bliver det muligt at foretage en meget detaljeret justering af rettighederne til adgang til formularens data. Hermed kan man f.eks. fastlægge, at kun loggede brugere må indtaste data af denne type, eller at kun brugere kan se de data, de selv har oprettet, mens andres data skjules. Indstillingsskærmbilledet kræver indgående kendskab til tilladelsesproblematikker. Hvis du har spørgsmål hertil, er du velkommen til at kontakte os. I løbet af udviklingen vil vi tilbyde dig forenklinger her.
Under oprettelse/redigering af indhold, underret relevante brugere – Hvis brugere skal underrettes om nyoprettede data eller ændringer, kan dette aktiveres her. Ved aktivering vises yderligere felter, der hver især indeholder brugergrupper eller brugere til underretninger.
Offentliggøre/frigive – For at gøre formulartypen tilgængelig og dermed frigive dataindtastningen skal denne indstilling aktiveres.
Tillad reaktioner som "Synes godt om" eller kommentarer – Under hver udfyldt formular kan der valgfrit tillades kommentarer og "Synes godt om"-angivelser. En aktivering tillader derefter brugerne dette under formulartypen.
Afsnit og indtastningsfelter / felttyper
Formularer består altid af afsnit og deres formularfelter. Et afsnit har blot en betegnelse, som valgfrit kan vises senere ved dataindtastning. En formulartype kan også kun indeholde et afsnit med alle felter.
Afsnit oprettes ligeledes via plustegnet øverst til højre.
Titel på formularsektionen – Det samme som navnet på sektionen. Vises kun ved dataindtastning, hvis den næste indstilling er aktiveret.
Vis titel som overskrift – Aktivering medfører visning.
Inden for et afsnit oprettes de egentlige felter/indtastningsfelter efter samme princip. Rækkefølgen kan som for afsnittet til enhver tid omarrangeres ved at trykke på og flytte dem.
Feltets titel – Feltets betegnelse vises først med store bogstaver under indtastningen. Når felterne er udfyldt, formindskes betegnelsen tilsvarende.
Obligatorisk felt – Hvis en indtastning i feltet er nødvendig for at gemme eller sende, kan dette angives her. Nogle felttyper, f.eks. vippeknapper, tillader dette ikke pr. definition.
Gem brugerindtastninger og indsæt automatisk – For at undgå gentagne indtastninger giver aktivering af denne funktion mulighed for at gemme en allerede udfyldt felt på brugerens enhed. Hvis brugeren nu udfylder en anden formular af denne type, er feltet allerede udfyldt med den senest gemte værdi.
Feltets art og type – Her kan der vælges mellem en lang række felttyper. Efter udfyldelse af de første formularer bør disse ikke ændres senere. Ud over indtastningsfelter findes der også rene visningsfelter, der udelukkende tjener til information.
Skjul ved begrænset visning – Under afsnittet Tilladelser kan der fastlægges specielle indstillinger for visningen af felter. Herunder findes f.eks. muligheden for ikke at vise alle felter i en formular for en bruger med begrænset visning. Hvis f.eks. en sagsbehandler indtaster et internt nummer, behøver den almindelige bruger ikke nødvendigvis at se dette. Du kan læse mere om dette under det nævnte punkt ovenfor.
Afhængigt af det valgte felt vises yderligere indstillingsfelter. Disse tjener oftest til en mere specifik tilpasning af de respektive felttyper.
Tilhørende brugere og brugergrupper – opdeling til senere adgangsrettigheder
Her kan de relevante oplysninger gemmes med henblik på senere opdeling af rettigheder efter brugere og grupper.
Hvis alle brugere skal have mulighed for at oprette nye formularoplysninger og ændre dem (ikke formulartyper), er der ikke behov for oplysninger her. Dette svarer til den forudindstillede indstilling.
Brugere oprettes via deres e-mail-adresse og ved at klikke på plustegnet og tildeles derefter en brugergruppe, hvis det er nødvendigt. Under det andet valgpunkt ovenfor, "Tilgængelige formularer", kan man derefter fastlægge rettighederne i detaljer for brugerne og grupperne inden for den valgte formulartype.
Indtastning af data henholdsvis udfyldning og ændring af formularerne
Offentliggjorte formulartyper vises i hovedvisningen for alle brugere, der har tilladelse til det. Hver gang for at vise alle udfyldte formularer (Formular XY Oversigt) eller for at oprette nye formularer (Tilføj Formular XY).
Formular XY-oversigt – Udfyldte formularer fra oversigten kan også redigeres ved at klikke på dem. Forudsat at man har tilladelsen. I første omgang vises kun indtastningerne. Ved at klikke på blyanten øverst til højre kan redigeringen påbegyndes. Ændringer fører også her, afhængigt af indstillingen, til en meddelelse til de registrerede brugere eller brugergrupper.
Ud over at dele formularerne, dvs. sende et direkte link til dem, kan man også udskrive eller eksportere dataene som PDF. For avancerede brugere kan man også fastlægge rettighederne specifikt for denne enkelte formular. Man kommer til indstillingsmenuen via trepunktssymbolet øverst til højre.
Bemærk! I den aktuelle version af modulet vises altid alle formularer, der er tilgængelige for brugeren. En filter- eller søgefunktion vil blive tilføjet senere.
Tilføj formular XY – Når man trykker på Tilføj formular XY, kommer man direkte til formularens indtastningsskærm. Opstillingen afhænger naturligvis af de definerede formularfelter og afsnit.
Ved at klikke på "Opret / Send" oprettes en ny formular, og dataene gemmes i databasen. Dataene gemmes i en cloudbaseret database. Brugerens enhed gemmer i bedste fald kun dataene midlertidigt for hurtig adgang.
Tips til brug
Enkel linkning – Menupunkterne til eksplicit tilføjelse eller oversigter over de respektive formularer kan også placeres mere målrettet i appen via den anden modul "Smart linkning", hvilket giver lettere adgang til dem. Til dette gemmer man linket til den pågældende position i appen kortvarigt i udklipsholderen og indsætter det derefter igen i indstillingerne for "smart link". På denne måde opretter man et direkte link til den pågældende position.