Článek nápovědy
Digitální sběr dat včetně databáze – snadná a jednoduchá digitalizace
Zajistěte si flexibilní a komplexní digitalizaci. Převádějte dosavadní papírové nebo i nové pracovní postupy na nový efektivní způsob práce. Zaznamenávejte data různého druhu a propojujte je mezi sebou. Díky tomu lze realizovat nejrůznější řešení ve všech myslitelných odvětvích.
Pomocí rozšířeného modulu můžete vytvářet různé formuláře s vlastními sekcemi a poli. Zaznamenávání dat může být veřejné nebo chráněné uživateli vaší aplikace či vašimi vlastními zaměstnanci. Uložená data jsou trvale uložena v integrované cloudové databázi. Úpravy a změny vyplněných formulářů lze provést kdykoli v pozdější fázi. V případě potřeby vaše aplikace automaticky odesílá push a e-mailová oznámení při každé změně nebo novém vytvoření.
Na rozdíl od ostatních modulů se přizpůsobení provádí poprvé přímo ve vaší aplikaci. Tradiční správa aplikace tedy není nutná. Stačí otevřít vlastní aplikaci a přihlásit se do ní stejnou e-mailovou adresou jako ve správě. Následně se v vytvořené položce menu modulu zobrazí tlačítko „Spravovat“, pomocí kterého lze provést níže popsaná nastavení.
Hlavní správa v rámci aplikace
Dostupné formuláře – Pro zadávání dat uživateli je třeba nejprve vytvořit příslušné typy formulářů. S každým vytvořeným typem formuláře se současně vytvoří databáze pro ukládání, která vaše data spolehlivě a bezpečně ukládá v cloudu.
Příslušní uživatelé a skupiny uživatelů – Pokud nechcete, aby byly vámi vytvořené formuláře dostupné pro všechny, můžete předem prostřednictvím této položky menu vytvořit uživatele a skupiny pro pozdější rozdělení oprávnění.
Dostupné formuláře – Definování typů formulářů
V horním přehledu se vždy zobrazují všechny typy formulářů definované v modulu. Jednou vytvořené typy lze pohodlně exportovat a importovat. To umožňuje opětovné použití a přenos typů formulářů do jiné nebo stejné aplikace. Příslušné položky menu a možnosti se většinou nacházejí pod ikonou tří teček vpravo nahoře.
Pomocí znaménka plus v pravém horním rohu lze vytvořit nový typ formuláře. K úpravě stávajících stačí kliknout na příslušný zobrazený typ.
Upozornění! Zadání dat a stisknutí tlačítek vždy automaticky vede k uložení změn. Pomocí tlačítka Zpět v levém horním rohu se vždy vrátíte na předchozí úroveň.
Název formuláře – odpovídá zobrazenému názvu typu formuláře.
Nastavit samostatná oprávnění – Aktivací této možnosti je možné provést velmi podrobné nastavení oprávnění pro přístup k datům formuláře. Tím lze například určit, že pouze přihlášení uživatelé mohou zadávat data tohoto typu, nebo že pouze uživatelé uvidí data, která sami vytvořili, a data ostatních budou skryta. Nastavovací maska vyžaduje pokročilé znalosti o problematice oprávnění. Máte-li k tomuto tématu nějaké dotazy, neváhejte se na nás obrátit. V průběhu vývoje vám zde nabídneme zjednodušení.
Upozornit příslušné uživatele při vytváření / úpravách obsahu – Pokud mají být uživatelé upozorněni na nově vytvořená data nebo změny, lze tuto funkci aktivovat. Po aktivaci se zobrazí další pole, do kterých lze zadat skupiny uživatelů nebo jednotlivé uživatele pro zasílání oznámení.
Zveřejnit / Schválit – Chcete-li zpřístupnit typ formuláře a tím povolit zadávání dat, je třeba tuto možnost aktivovat.
Povolit reakce jako „Líbí se mi“ nebo komentáře – Pod každým vyplněným formulářem lze volitelně povolit komentáře a označení „Líbí se mi“. Aktivace této funkce pak uživatelům umožní tyto reakce pod daným typem formuláře.
Sekce a vstupní pole / typy polí
Formuláře se vždy skládají ze sekcí a jejich polí. Sekce má pouze název, který lze volitelně zobrazit při pozdějším zadávání dat. Typ formuláře může obsahovat i pouze jednu sekci se všemi poli.
Sekce se vytvářejí rovněž pomocí znaménka plus v pravém horním rohu.
Název sekce formuláře – shodný s názvem sekce. Zobrazí se při zadávání dat pouze v případě aktivace následující možnosti.
Zobrazit název jako nadpis – aktivací se zobrazí.
V rámci sekce se pak podle stejného principu vytvoří také samotná pole / vstupní pole. Pořadí lze kdykoli změnit klepnutím a přesunutím, stejně jako u sekce.
Název pole – Název pole se při zadávání dat nejprve zobrazí velkými písmeny. U vyplněných polí se název odpovídajícím způsobem zmenší.
Povinné pole – Pokud je pro uložení nebo odeslání nutné zadání do pole, lze to tímto nastavením určit. Některé typy polí, jako např. přepínače, to ze své definice neumožňují.
Uložit uživatelské zadání a automaticky vložit – Aby se zabránilo opakovanému zadávání, umožňuje aktivace tohoto nastavení uložit již vyplněné pole na zařízení uživatele. Pokud uživatel vyplní další formulář tohoto typu, je pole již vyplněno poslední uloženou hodnotou.
Druh a typ pole – Zde lze vybírat z celé řady typů polí. Po vyplnění prvních formulářů by se tyto typy v dalším průběhu neměly měnit. Kromě vstupních polí existují také čistě zobrazovací pole, která slouží pouze k informaci.
Skrýt při omezeném zobrazení – V sekci Oprávnění lze nastavit speciální nastavení pro zobrazení polí. Mezi nimi je např. možnost nezobrazovat uživateli s omezeným přístupem všechna pole formuláře. Pokud např. administrátor zadá interní číslo, běžný uživatel ho nemusí nutně vidět. Více informací o tom najdete v uvedeném bodě výše.
V závislosti na vybraném poli se zobrazí další pole nastavení. Ta slouží většinou k podrobnějšímu přizpůsobení příslušných typů polí.
Přidružení uživatelé a skupiny uživatelů – rozdělení pro pozdější přístupová oprávnění
Pro pozdější rozdělení oprávnění podle uživatelů a skupin lze zde zadat příslušné údaje.
Pokud má být všem uživatelům umožněno vytváření nových údajů ve formuláři a jejich úpravy (nikoli typů formulářů), není zde nutné zadávat žádné údaje. To odpovídá přednastavenému nastavení.
Uživatelé se vytvářejí zadáním e-mailové adresy a kliknutím na znaménko plus a poté jsou v případě potřeby přiřazeni do skupiny uživatelů. Pod další nadřazenou položkou „Dostupné formuláře“ lze poté pro uživatele a skupiny podrobně nastavit oprávnění v rámci vybraného typu formuláře.
Zadávání údajů, resp. vyplňování a úpravy formulářů
Zveřejněné typy formulářů se zobrazují v hlavním zobrazení všem uživatelům, kteří k tomu mají oprávnění. Vždy buď pro zobrazení všech vyplněných formulářů (Přehled formuláře XY), nebo pro vytvoření nových formulářů (Přidat formulář XY).
Přehled formuláře XY – Vyplněné formuláře z přehledu lze také upravovat kliknutím na ně. Za předpokladu, že k tomu máte oprávnění. Zpočátku se zobrazují pouze zadané údaje. Kliknutím na tužku v pravém horním rohu lze zahájit úpravy. Změny vedou i zde, v závislosti na nastavení, k zaslání oznámení uloženým uživatelům nebo skupinám uživatelů.
Kromě sdílení formulářů, tedy odeslání přímého odkazu na ně, lze data také vytisknout nebo exportovat do formátu PDF. Pro pokročilé uživatele lze také nastavit oprávnění speciálně pro tento konkrétní formulář. Do nabídky možností se dostanete přes symbol tří teček vpravo nahoře.
Upozornění! V aktuální verzi modulu se vždy zobrazují všechny formuláře dostupné pro uživatele. Funkce filtrování nebo vyhledávání bude k dispozici v budoucnu.
Přidat formulář XY – Po kliknutí na „Přidat formulář XY“ se dostanete přímo do zadávacího formuláře. Rozložení se samozřejmě řídí definovanými poli a sekcemi formuláře.
Kliknutím na „Vytvořit / Odeslat“ se vytvoří nový formulář a data se uloží do databáze. Data se ukládají do cloudové databáze. Zařízení uživatele ukládá data nanejvýš do dočasné paměti pro rychlý přístup.
Tipy k používání
Jednoduché propojení – položky menu pro explicitní přidání nebo přehledy příslušných formulářů lze také jednoduše umístit přímo do aplikace pomocí jiného modulu „Chytré propojení“, což umožňuje snadnější přístup k nim. K tomu stačí krátce uložit odkaz na příslušné místo v aplikaci do schránky a poté jej znovu vložit do nastavení „chytrého propojení“. Tímto způsobem si vytvoříte přímý odkaz na dané místo.