DigitalNow – Uw flexibele start in de digitalisering Beta
Zet bestaande, op papier gebaseerde of zelfs nieuwe werkprocessen om naar een nieuwe, efficiënte aanpak. Ontwerp verschillende formulieren voor de digitale vastlegging en verdere verwerking van al uw bedrijfsactiviteiten. De geïntegreerde, cloudgebaseerde database zorgt ervoor dat uw gegevens op lange termijn veilig worden bewaard.
Ontwerp vormen volledig naar eigen inzicht, geheel volgens jouw ideeën
Om uw digitaliseringsproject zo soepel mogelijk te laten verlopen, kunt u de benodigde formulieren individueel en flexibel ontwerpen. Dit omvat onder meer het indelen in secties voor meer overzichtelijkheid en de keuze uit meer dan 20 verschillende veldtypen. Naast pure informatievelden zijn dit onder meer eenvoudige invoervelden zoals e-mail, getallen, of selectie- en handtekeningvelden. Zo kunt u werkprocessen die voorheen op papier plaatsvonden achter u laten en deze digitaal implementeren.
De geïntegreerde clouddatabase garandeert altijd een veilige opslag
Bij elk formuliertype dat je aanmaakt en bij elke formulierinvoer die door gebruikers wordt opgeslagen, wordt op de achtergrond automatisch een beveiligde gegevensopslag aangemaakt. Je hebt geen kennis van servers of databasesoftware nodig. De opslag is meervoudig beveiligd in de datacenters die wij in Duitsland beheren. De vastgelegde gegevens worden gedeeltelijk in de app op het apparaat van de gebruiker in de cache opgeslagen voor snelle toegang; de rest wordt in de cloud opgeslagen. Zo bespaar je jezelf vervelend werk zoals back-ups of software-updates van gegevens en software.
Beveilig je gegevens door middel van gestructureerde toegang via gebruikers en groepen
Aangemaakte formulieren zijn per definitie toegankelijk voor iedereen die het adres van uw app kent. Als u de toegang echter geheel of gedeeltelijk wilt beperken en bijvoorbeeld alleen ingelogde gebruikers toegang wilt geven tot hun eigen gegevens, dan kunt u via gedetailleerde instellingen een breed scala aan toegangsscenario’s implementeren. Naast het definiëren van gebruikers kunnen ook gebruikersgroepen worden gedefinieerd en in één keer worden geautoriseerd. Afzonderlijke ingevulde formulieren kunnen ook afzonderlijk worden beveiligd.
Vul je zelfontworpen formulieren eenvoudig in of wijzig ze
Gebruikers kunnen gegevens invoeren op basis van de formuliertypes die u hebt aangemaakt via invoermaskers. Deze functie is bedoeld om het invoeren van gegevens te vereenvoudigen en mogelijke belemmeringen zo veel mogelijk direct te voorkomen. De opgeslagen gegevens en formulieren blijven vervolgens, afhankelijk van de gedefinieerde machtigingen, ook na het aanmaken beschikbaar voor gebruikers en kunnen achteraf worden aangepast. Voor een eenvoudige gegevensuitwisseling is het ook mogelijk om rechtstreeks vanuit de app af te drukken en naar PDF te exporteren. Ingevulde formulieren kunnen bovendien eenvoudig worden gedeeld en doorgestuurd om geplande workflows te ondersteunen.
Laat jezelf of andere gebruikers via pushmeldingen of e-mail op de hoogte brengen van wijzigingen
Maak een eerste automatisering van workflows mogelijk door automatisch op de hoogte te worden gesteld van nieuw aangemaakte formuliervermeldingen of wijzigingen. Hiervoor kunt u bij het ontwerpen van uw formulieren desgewenst ontvangers aanwijzen, die vervolgens de informatie zullen ontvangen. Dit geldt niet alleen voor de gedefinieerde gebruikers of gebruikersgroepen, maar strekt zich in de vorm van tweerichtingscommunicatie ook uit tot de maker van het formulier.
Exporteer je gegevens indien nodig voor andere doeleinden
In principe worden alle vastgelegde gegevens altijd opgeslagen in uw geïntegreerde clouddatabase. Mocht het in uw werkprocessen ooit nodig zijn om gegevens uit het systeem te downloaden en elders te verwerken, dan beschikt u over eenvoudige mogelijkheden om deze gegevens te exporteren. Hetzelfde geldt voor het inlezen en importeren van gegevens.
Je kunt de aangemaakte formulieren naar eigen inzicht hergebruiken of uitwisselen
Het maken van formulieren kost meestal wat tijd, afhankelijk van de complexiteit. Hoe eenvoudiger het is, hoe beter het dus is om deze bestede tijd in de toekomst te besparen door formulieren simpelweg te hergebruiken. Op deze manier kunnen bijvoorbeeld formulieren binnen een app of zelfs tussen verschillende apps worden overgedragen en hergebruikt. Dit maakt het ook mogelijk om meerdere versies van hetzelfde formulier te hebben. We werken al aan een soort marktplaats waar gebruikers formulieren voor verschillende doeleinden kunnen ophalen en desgewenst kunnen uitwisselen.
Zo kunt u ook het potentieel van DigitalNow benutten
voor uw digitale aanwezigheid
Er is minimaal een nieuw ‘Premium’-pakket vereist. Een van de verschillende bouwstenen is de mogelijkheid om een menu-item aan uw app toe te voegen onder de titel ‘Digitale gegevensvastlegging’. Van daaruit kunt u uw formulieren ontwerpen en uw gebruikers of medewerkers aan de slag laten gaan met het vastleggen van gegevens. Probeer het eens uit en stuur ons gerust uw feedback.