DigitalNow - Votre passage en douceur à la numérisation Bêta
Transformez vos processus, qu'ils aient auparavant été gérés sur papier ou qu'ils soient entièrement nouveaux, en une approche innovante et efficace. Créez différents formulaires pour la saisie numérique et le traitement ultérieur de toutes vos opérations. La base de données intégrée, hébergée dans le cloud, assure la conservation sécurisée de vos données à long terme.
Concevez des formes en toute liberté, selon vos propres idées
Pour optimiser le déroulement de votre projet de numérisation, vous pouvez concevoir les formulaires nécessaires de manière personnalisée et flexible. Cela inclut la structuration en sections pour plus de clarté et le choix parmi plus de 20 types de champs différents. Outre les champs d’information purs, cela inclut des saisies simples telles que l’adresse e-mail, les chiffres, ou encore les champs de sélection et de signature. Vous pouvez ainsi abandonner les flux de travail auparavant sur papier et les mettre en œuvre de manière numérique.
La base de données cloud intégrée garantit en permanence un stockage sécurisé
À chaque fois que vous créez un type de formulaire et que les utilisateurs enregistrent des données dans un champ de formulaire, un stockage sécurisé des données est automatiquement mis en place en arrière-plan. Vous n'avez besoin d'aucune connaissance en matière de serveurs ou de logiciels de bases de données. Le stockage est sécurisé à plusieurs niveaux dans les centres de données que nous exploitons en Allemagne. Les données saisies sont partiellement mises en cache sur l'appareil de l'utilisateur dans l'application pour un accès rapide, le reste étant stocké dans le cloud. Vous vous épargnez ainsi des tâches fastidieuses telles que les sauvegardes ou les mises à jour des données et des logiciels.
Sécurisez vos données grâce à un accès contrôlé par utilisateurs et groupes
Par définition, les formulaires créés sont accessibles à toute personne connaissant l'adresse de votre application. Toutefois, si vous souhaitez en restreindre l'accès, en tout ou en partie, et, par exemple, n'autoriser que les utilisateurs connectés à accéder à leurs propres données, il est possible de mettre en place un large éventail de scénarios d'accès grâce à des paramètres détaillés. Outre la définition des utilisateurs, il est également possible de définir et d'autoriser des groupes d'utilisateurs de manière groupée. Les formulaires remplis individuellement peuvent également être sécurisés séparément.
Remplissez ou modifiez facilement vos formulaires personnalisés
Les utilisateurs peuvent saisir des données à l'aide des masques de saisie correspondant aux types de formulaires que vous avez créés. Cette fonctionnalité vise à simplifier au maximum la saisie afin d'éviter directement les obstacles potentiels. Les données et les formulaires enregistrés restent ensuite accessibles aux utilisateurs même après leur création, en fonction des autorisations définies, et peuvent être modifiés ultérieurement. Pour faciliter l'échange de données, l'impression et l'exportation au format PDF sont également possibles directement depuis l'application. Les formulaires remplis peuvent également être facilement partagés et transférés afin de faciliter les flux de travail prévus.
Recevez, ou permettez à d'autres utilisateurs de recevoir, des notifications concernant les modifications par notification push ou par e-mail
Mettez en place une première automatisation des flux de travail en étant automatiquement informé des nouvelles entrées de formulaire ou des modifications apportées. Pour ce faire, vous pouvez, si vous le souhaitez, désigner des destinataires lors de la conception de vos formulaires ; ceux-ci recevront alors les informations. Ce système s'étend aux utilisateurs ou groupes d'utilisateurs définis et remonte jusqu'au créateur du formulaire, dans le cadre d'une communication bidirectionnelle.
Exportez vos données à d'autres fins si nécessaire
En principe, toutes les données saisies sont systématiquement stockées dans votre base de données intégrée hébergée dans le cloud. Si, dans le cadre de vos processus de travail, vous aviez besoin de télécharger des données depuis le système pour les traiter ailleurs, vous disposez de plusieurs options simples pour exporter ces données. Il en va de même pour la lecture et l'importation de données.
Réutilisez ou échangez les formulaires créés comme bon vous semble
La création de formulaires prend généralement un certain temps, selon leur complexité. Il est donc d’autant plus simple de gagner du temps à l’avenir en réutilisant simplement ces formulaires. Ainsi, par exemple, les types de formulaires peuvent être transférés et réutilisés au sein d’une même application, voire entre plusieurs applications. Cela permet également de disposer de plusieurs versions d’un même formulaire. Nous travaillons déjà à la mise en place d'une sorte de « marketplace » où les utilisateurs pourront récupérer des formulaires destinés à différents usages et, s'ils le souhaitent, les échanger.
Voici comment exploiter tout le potentiel de DigitalNow
pour votre présence en ligne également
Il faut au minimum disposer d'un nouveau pack «Premium ». Parmi les différents modules disponibles, vous pouvez ajouter à votre application une option de menu intitulée « Saisie numérique des données ». À partir de là, vous pouvez concevoir vos formulaires et permettre à vos utilisateurs ou à votre personnel de commencer la saisie des données. N'hésitez pas à l'essayer et à nous faire part de vos commentaires.