DigitalNow – Η ευέλικτη είσοδός σας στον κόσμο της ψηφιοποίησης Βήτα
Μετατρέψτε τις ροές εργασίας που μέχρι τώρα βασίζονταν σε έντυπα ή ακόμα και τις νέες ροές εργασίας σε μια νέα, αποδοτική προσέγγιση. Σχεδιάστε διάφορα έντυπα για την ψηφιακή καταγραφή και την περαιτέρω επεξεργασία όλων των λειτουργιών σας. Η ενσωματωμένη βάση δεδομένων που βασίζεται στο cloud εξασφαλίζει την ασφαλή μακροπρόθεσμη αποθήκευση των δεδομένων σας.
Σχεδιάστε εντελώς ελεύθερα σύμφωνα με τις ιδέες σας
Για τη βέλτιστη διεξαγωγή του έργου ψηφιοποίησής σας, μπορείτε να σχεδιάσετε τα απαραίτητα έντυπα κατά περίπτωση και με ευελιξία. Αυτό περιλαμβάνει τη διαμόρφωση σε ενότητες για μεγαλύτερη σαφήνεια και την επιλογή μεταξύ περισσότερων από 20 διαφορετικών τύπων πεδίων. Εκτός από τα απλά πεδία πληροφοριών, περιλαμβάνονται επίσης απλές εισόδους όπως διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αριθμοί ή πεδία επιλογής και υπογραφής. Αυτό σας επιτρέπει να εγκαταλείψετε τις ροές εργασίας που μέχρι τώρα βασίζονταν σε έντυπα και να τις υλοποιήσετε ψηφιακά.
Η ενσωματωμένη βάση δεδομένων στο cloud εξασφαλίζει πάντα την ασφαλή αποθήκευση
Με κάθε τύπο φόρμας που δημιουργείτε και κάθε καταχώριση σε φόρμα που αποθηκεύουν οι χρήστες, δημιουργείται αυτόματα στο παρασκήνιο ένας ασφαλής χώρος αποθήκευσης δεδομένων. Δεν χρειάζεστε καμία γνώση σχετικά με διακομιστές ή λογισμικό βάσεων δεδομένων. Η αποθήκευση προστατεύεται με πολλαπλά επίπεδα ασφάλειας στα κέντρα δεδομένων που διαχειριζόμαστε εμείς στη Γερμανία. Τα δεδομένα που συλλέγονται αποθηκεύονται εν μέρει στην προσωρινή μνήμη της συσκευής του χρήστη μέσα στην εφαρμογή για γρήγορη πρόσβαση, ενώ το υπόλοιπο αποθηκεύεται στο cloud. Με αυτόν τον τρόπο, γλιτώνετε από ενοχλητικές εργασίες, όπως η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας ή οι ενημερώσεις δεδομένων και λογισμικού.
Προστατέψτε τα δεδομένα σας μέσω της οργανωμένης πρόσβασης ανά χρήστη και ομάδα
Τα έντυπα που δημιουργούνται είναι, εξ ορισμού, προσβάσιμα σε όλους όσους γνωρίζουν τη διεύθυνση της εφαρμογής σας. Ωστόσο, αν θέλετε να περιορίσετε την πρόσβαση, είτε πλήρως είτε εν μέρει, και, για παράδειγμα, να επιτρέψετε μόνο στους συνδεδεμένους χρήστες να έχουν πρόσβαση στα δικά τους δεδομένα, τότε μπορείτε να εφαρμόσετε ένα ευρύ φάσμα σεναρίων πρόσβασης μέσω λεπτομερών ρυθμίσεων. Εκτός από τον καθορισμό χρηστών, μπορείτε επίσης να ορίσετε και να εξουσιοδοτήσετε ομάδες χρηστών μαζικά. Οι μεμονωμένες συμπληρωμένες φόρμες μπορούν επίσης να ασφαλιστούν ξεχωριστά.
Συμπληρώστε ή τροποποιήστε εύκολα τα έντυπα που έχετε σχεδιάσει
Οι χρήστες μπορούν να εισάγουν δεδομένα με βάση τους τύπους φορμών που έχετε δημιουργήσει μέσω προτύπων εισαγωγής. Η λειτουργία αυτή αποσκοπεί στην απλοποίηση της εισαγωγής δεδομένων, ώστε να αποφεύγονται άμεσα, στο μέγιστο δυνατό βαθμό, τυχόν εμπόδια. Τα αποθηκευμένα δεδομένα και τα έντυπα παραμένουν στη συνέχεια διαθέσιμα στους χρήστες ακόμη και μετά τη δημιουργία τους, ανάλογα με τα καθορισμένα δικαιώματα, και μπορούν να τροποποιηθούν εκ των υστέρων. Για εύκολη ανταλλαγή δεδομένων, η εκτύπωση και η εξαγωγή σε μορφή PDF είναι επίσης δυνατές απευθείας από την εφαρμογή. Τα συμπληρωμένα έντυπα μπορούν επίσης να κοινοποιηθούν και να προωθηθούν εύκολα, ώστε να υποστηρίζονται οι προγραμματισμένες ροές εργασίας.
Επιτρέψτε να λαμβάνετε εσείς ή άλλοι χρήστες ειδοποιήσεις για αλλαγές μέσω push ή email
Ενεργοποιήστε μια πρώτη αυτοματοποίηση των ροών εργασίας, λαμβάνοντας αυτόματα ειδοποιήσεις για νέες καταχωρήσεις ή αλλαγές στα έντυπα. Για να το επιτύχετε αυτό, μπορείτε προαιρετικά να ορίσετε παραλήπτες κατά τη δημιουργία των εντύπων σας, οι οποίοι θα λαμβάνουν στη συνέχεια τις σχετικές πληροφορίες. Αυτό ισχύει για τους καθορισμένους χρήστες ή ομάδες χρηστών και επεκτείνεται μέχρι τον δημιουργό του εντύπου, στο πλαίσιο μιας αμφίδρομης επικοινωνίας.
Εξάγετε τα δεδομένα σας για άλλους σκοπούς, αν χρειαστεί
Κατ’ αρχήν, όλα τα δεδομένα που συλλέγονται αποθηκεύονται πάντα στην ενσωματωμένη βάση δεδομένων σας που βασίζεται στο cloud. Σε περίπτωση που προκύψει ποτέ η ανάγκη, στο πλαίσιο των ροών εργασίας σας, να κατεβάσετε δεδομένα από το σύστημα και να τα επεξεργαστείτε αλλού, έχετε στη διάθεσή σας εύκολες επιλογές για την εξαγωγή αυτών των δεδομένων. Το ίδιο ισχύει και για την ανάγνωση και την εισαγωγή δεδομένων.
Επαναχρησιμοποιήστε ή ανταλλάξτε τα έντυπα που έχετε δημιουργήσει όπως επιθυμείτε
Η δημιουργία φορμών συνήθως απαιτεί κάποιο χρόνο, ανάλογα με την πολυπλοκότητά τους. Επομένως, είναι πιο εύκολο να εξοικονομήσουμε αυτόν τον χρόνο στο μέλλον, απλώς επαναχρησιμοποιώντας τις φόρμες. Με αυτόν τον τρόπο, για παράδειγμα, οι τύποι φορμών μπορούν να μεταφερθούν και να επαναχρησιμοποιηθούν εντός μιας εφαρμογής ή ακόμη και μεταξύ διαφορετικών εφαρμογών. Αυτό επιτρέπει επίσης την ύπαρξη πολλαπλών εκδόσεων της ίδιας φόρμας. Ήδη εργαζόμαστε πάνω σε ένα είδος «αγοράς» όπου οι χρήστες θα μπορούν να ανακτούν φόρμες για διαφορετικούς σκοπούς και, προαιρετικά, να τις ανταλλάσσουν.
Δείτε πώς μπορείτε να αξιοποιήσετε τις δυνατότητες του DigitalNow και
για τη δική σας ψηφιακή παρουσία
Απαιτείται τουλάχιστον η νέα έκδοση του πακέτου «Premium». Μεταξύ των διαφόρων λειτουργικών στοιχείων, μπορείτε να προσθέσετε στην εφαρμογή σας μια επιλογή μενού με τον τίτλο «Ψηφιακή καταγραφή δεδομένων». Από εκεί μπορείτε να σχεδιάσετε τις φόρμες σας και να ξεκινήσετε τη συλλογή δεδομένων από τους χρήστες ή το προσωπικό σας. Δοκιμάστε το και μη διστάσετε να μας στείλετε τα σχόλιά σας.