Help-artikel
Afspraken maken – heel eenvoudig
Beschrijving:
Met behulp van deze module zijn afspraken in een handomdraai geregeld. Klanten kunnen direct beschikbare tijdstippen bekijken en direct een gewenste afspraak aanvragen. De module kan u vooraf via e-mail informeren over afspraken en om bevestiging vragen.
Afhankelijk van de activering van de PushPlus-functie wordt na bevestiging of afwijzing van een afspraak direct een pushmelding naar de aanvragende app-gebruiker gestuurd, zodat deze sneller kan reageren en een nieuwe andere afspraak kan aanvragen.
Gebruik:
Om klanten geschikte afspraken voor te stellen, moeten enerzijds de openingstijden en anderzijds de diensten worden ingevoerd.
Bovendien kunt u de afsprakenkalender uitbreiden voor verschillende personen. Een kapsalon kan bijvoorbeeld de beschikbare kappers invoeren of een verzekeringskantoor de geschikte buitendienstmedewerkers.
Via de onderstaande punten komt u meer te weten over de beschrijving van uw selecteerbare diensten en personen of afdelingen.
De praktische werkwijze voor uw bedrijf en uw klanten wordt hieronder ook nader toegelicht.
Selecteerbare diensten - Afspraken worden altijd gemaakt om een bepaalde reden of met een specifiek verzoek. Dat kan bijvoorbeeld een eerste consult of een herenkapsels zijn. Voor al deze diensten zijn er geschatte tijdsbestedingen.
De lijst neemt deze informatie op en biedt deze aan de bezoekers van uw app aan om uit te kiezen. Hiervoor volstaat het om de benaming van de dienst en de tijdsbesteding op te geven.
Selecteerbare personen, afdelingen of gebieden – Dit veld is optioneel. Als de selecteerbare diensten door meerdere personen of afdelingen worden uitgevoerd, kan deze onderverdeling in de afsprakenplanning zeker zinvol zijn. Voer hier gewoon de benaming in.
Bovendien een individueel bericht van de gebruiker toestaan (optioneel) – Naar keuze kan de gebruiker worden toegestaan om, voordat hij een afspraak selecteert, naast de naam en het e-mailadres ook een individueel bericht van meerdere regels op te stellen. Dit wordt dan in de e-mail vermeld.
Mogelijke dagen in de toekomst weergeven (optioneel) - Het opgegeven aantal dagen dat moet worden meegenomen voor de mogelijke weergave van alle beschikbare dagen. Dagen waarop de praktijk niet open is, worden hierop in mindering gebracht. Afhankelijk van de uitgeoefende activiteit en het doel kan een bepaald aantal dagen in de toekomst geschikter zijn. Bijvoorbeeld in het geval van een dokterspraktijk.
Mogelijke afspraaksuggesties per dag (optioneel) - Per weergegeven dag kan het aantal tijdsvoorstellen worden vastgelegd.
E-mail voor afspraakaanvragen - Noodzakelijke meldingen en bevestigingen van aanstaande afspraken worden naar het hier opgegeven e-mailadres verzonden. Als dit veld leeg wordt gelaten, wordt de verzending naar het centraal opgeslagen e-mailadres uitgevoerd.
Werkwijze bij gebruik:
Wanneer klanten of geïnteresseerden via uw app een afspraak aanvragen, worden ze door een eenvoudig proces geleid waarbij zo min mogelijk informatie hoeft te worden opgegeven.
- Na de selectie van de dienst en (optioneel) de persoon of afdeling worden de beschikbare afspraken weergegeven.
- Om de voorlopige afspraak te maken, zijn alleen nog de naam en het persoonlijke e-mailadres nodig.
- Vervolgens wordt er een e-mail met alle benodigde informatie naar u, als beheerder van de app, verzonden.
- Via de links in de e-mail kan de nog onbevestigde afspraak definitief worden bevestigd of afgewezen.
Let op! De periode van de afspraak is al geblokkeerd en wordt ondertussen niet meerdere keren aangeboden. - Na het klikken wordt er een e-mail naar de afspraakzoeker gestuurd. Daarin wordt uw bevestiging of afwijzing meegedeeld, evenals nogmaals de gedetailleerde gegevens van de afspraak.
Aanbeveling:
Om mogelijke afspraken weer te geven en deze vervolgens te boeken, is de installatie en het bestaan van de module "Openingstijden" noodzakelijk.
Alleen met behulp van de daar opgeslagen informatie over de openingstijden, lunchpauzes en pauzes kan een optimale afspraakzoekopdracht worden uitgevoerd.